Kodeks postępowania

Obowiązuje od dnia:
16 lutego 2023 r.

Wersja: 2023/2
Status dokumentu: zatwierdzony
Data wydania: 16.02.2023
Zatwierdzony przez: Zarząd
Data przeglądu: 16.02.2025
Główny autor/recenzent: María Hafþórsdóttir Specjalista ds. biurowych
Panel konsultacyjny: Kristin Magnusdottir, Dyrektor Finansowy (CFO) Rotovia oraz Daði Valdimarsson, Dyrektor Generalny (CEO) Rotovia

1. Ramy kodeksu postępowania

1.1.
Purpose and scope Rotovia opracowała niniejszy kodeks postępowania w celu określenia jasnych standardów etycznych i wymagań dla nas i dla naszych partnerów biznesowych na całym świecie. Kodeks ma zastosowanie do organizacji Rotovia, jej pracowników, członków zarządu oraz innych osób, które działają w imieniu firmy. Nie uwzględnia jednak każdej sytuacji, z którą możemy się zetknąć, ani każdego przepisu prawa, którego musimy przestrzegać. Ma służyć za przewodnik, który pomoże nam podejmować właściwe decyzje, a w sytuacjach, w których kierunek działania pozostaje niejasny, zapewni dodatkowe źródła w celu uzyskania większej jasności. W takich sytuacjach naczelną zasadą powinno być działanie w najlepszym interesie firmy Rotovia i konsultowanie się z przełożonym w razie wątpliwości co do sposobu postępowania.

2. Podstawowe zasady postępowania

2.1.
Comply with Laws, Regulations, and Internal policies Firma Rotovia oraz wszyscy jej pracownicy i członkowie zarządu będą zawsze i szanować i przestrzegać obowiązujących przepisów ustawowych i wykonawczych oraz regulaminów wewnętrznych we wszystkich działaniach na rzecz firmy Rotovia. W razie konfliktu między przepisami prawa a polityką firmy Rotovia znaczenie nadrzędne mają przepisy prawa. Chociaż od pracowników i członków zarządu nie oczekuje się znajomości szczegółów każdego ze wspomnianych przepisów ustawowych i wykonawczych oraz regulaminów wewnętrznych, istotne jest, aby znać je w stopniu umożliwiającym określenie, kiedy należy zwrócić się o poradę do przełożonych i innych kompetentnych doradców. 2.2.
Act in the Best Interest of Rotovia Wszyscy pracownicy i członkowie zarządu są zobowiązani do lojalności i działania w najlepszym interesie firmy Rotovia. Lojalność oznacza pracę dla dobra firmy Rotovia, w ramach obowiązujących przepisów prawa i regulaminów, oraz przedkładanie interesów firmy Rotovia nad inne interesy. Powinniśmy zawsze kierować się najlepszym osądem, aby zwiększać wartość firmy Rotovia, chronić jej interesy i przyczyniać się do jej ciągłego rozwoju. 2.3.
Act with Integrity Wszyscy pracownicy i członkowie zarządu powinni postępować uczciwie w swoich działaniach na rzecz firmy Rotovia. Uczciwość osobista oznacza właściwe postępowanie nawet wówczas, gdy nikt nie patrzy. Chociaż oczekiwanie, by postępować właściwie, nie podlega dyskusji, określenie właściwego sposobu postępowania nie zawsze jest łatwe. Dokładamy wszelkich starań, aby edukować i informować o kwestiach etycznych, ale zdajemy sobie również sprawę z wyzwań związanych z pracą w złożonej organizacji o globalnym zasięgu. W tego rodzaju trudnych sytuacjach, gdy pojawia się nowa kwestia / nowy problem, zawsze należy pamiętać o niżej określonych krokach:

• Upewnić się, że znane są nam wszystkie fakty. Aby móc znaleźć właściwe rozwiązanie, musimy dysponować jak najpełniejszymi informacjami.
• Zalecamy zadanie sobie następujących pytań:
  • Czy jest to zgodne z prawem?
  • Czy jest zgodne z polityką firmy Rotovia?
  • Czy jest to zgodne z wartościami firmy Rotovia?
  • Czy moja decyzja przyczyni się do utrzymania reputacji firmy?
  • Czy byłbym dumny / byłabym dumna, gdyby moje działania zostały podane do wiadomości publicznej?
• Należy kierować się własnym wyczuciem i zdrowym rozsądkiem – jeśli coś wydaje się nieetyczne lub niewłaściwe, to najprawdopodobniej takie jest.
• Należy przedyskutować problem z przełożonym. Obowiązkiem przełożonego jest pomóc w rozwiązywaniu problemów. Jeśli pracownik nie czuje się komfortowo, omawiając problem ze swoim przełożonym, może porozmawiać z dyrektorem zarządzającym.
• Pracownik może – i zachęcamy go do tego – zgłaszać naruszenia w poufności i bez obawy przed odwetem swojemu przełożonemu lub innemu przedstawicielowi kierownictwa, aż do dyrektora generalnego firmy Rotovia włącznie. Jeśli sytuacja pracownika wymaga zachowania jego tożsamości w tajemnicy, wówczas jego anonimowość będzie chroniona. Firma Rotovia nie zezwala na podejmowanie jakichkolwiek działań odwetowych wobec pracowników lub członków zarządu w związku z dokonanymi w dobrej wierze zgłoszeniami podejrzewanych naruszeń. Firma Rotovia zastrzega sobie prawo do zastosowania działań dyscyplinarnych wobec każdego, kto świadomie wnosi fałszywe oskarżenia lub podaje nieprawdziwe informacje.
• Zawsze najpierw należy pytać, a jeśli to możliwe, działać później.
• Nieprzestrzeganie niniejszego Kodeksu przez któregokolwiek pracownika lub członka zarządu może skutkować wszczęciem postępowania dyscyplinarnego, z rozwiązaniem umowy o pracę włącznie.

Zobowiązujemy się być uczciwi, etyczni, prawdomówni, uprzejmi i rzetelni. Powinniśmy postępować zgodnie z podstawowymi wartościami i wzorcami zachowań firmy Rotovia oraz promować te wartości poprzez odpowiedzialne, uczciwe i uprzejme postępowanie wobec współpracowników, partnerów biznesowych i ogółu społeczeństwa. 2.4.
Respect and Care for Others and the Environment Zobowiązujemy się do tworzenia bezpiecznego środowiska pracy. Firma Rotovia będzie promować kulturę korporacyjną charakteryzującą się szacunkiem i troską o inne osoby i ich własność oraz o społeczeństwo i środowisko. Będziemy zachowywać się w sposób budzący zaufanie – zarówno podczas współpracy z innymi pracownikami, jak i w kontaktach z dostawcami, klientami, pozostałymi partnerami biznesowymi oraz władzami. Będziemy traktować innych tak, jak sami chcielibyśmy być traktowani. Firma Rotovia rozumie, że procesy produkcyjne mają wpływ na środowisko. Zobowiązujemy się nie tylko do przestrzegania wszystkich przepisów i rozporządzeń dotyczących ochrony środowiska, ale także do robienia wszystkiego, co w naszej mocy, aby chronić środowisko. Niezależnie od tego, czy chodzi o zmniejszenie emisji gazów cieplarnianych, zwiększenie wykorzystania materiałów pochodzących z recyklingu czy ograniczenie do minimum wytwarzania odpadów, zawsze będziemy robić wszystko, co w naszej mocy, by chronić naszą planetę. 2.5.
Respect the Proprieties of Organisational Hierarchy Wszyscy pracownicy powinni szanować i przestrzegać hierarchia podległości służbowej w firmie Rotovia, bez względu na to, czy pracują w jednostce lokalnej czy z kierownikami działów korporacyjnych.

3. Wytyczne

3.1.
Conflict of Interest Jesteśmy zobowiązani do podejmowania decyzji w najlepszym interesie firmy Rotovia. Konflikt interesów powstaje, gdy nasze osobiste interesy stanowią wyzwanie dla naszej zdolności do podejmowania decyzji w najlepszym interesie firmy. Ponieważ cenimy uczciwość, szczerość i przejrzystość, nawet pozory wystąpienia takich konfliktów należy odpowiednio zgłaszać, aby uniknąć postrzegania ich jako zjawiska faworyzowania. Przykłady konfliktu interesów obejmują następujące kwestie:

Relacje osobiste	Zasiadanie w komisji kwalifikacyjnej, w przypadku gdy jeden z potencjalnych dostawców jest bliskim znajomym lub krewnym.
Interesy finansowe	Posiadanie większego niż symboliczny udziału finansowego w relacji lub firmie będącej dostawcą, klientem lub konkurencją firmy Rotovia.
Możliwości biznesowe	Uzyskiwanie osobistych korzyści z transakcji biznesowych zawartych podczas pracy w firmie Rotovia lub z nią związanych.
Wykorzystywanie zasobów firmy Rotovia dla osobistych korzyści	Rozpoczęcie działalności gospodarczej z wykorzystaniem zasobów firmy Rotovia, takich jak czas i materiały.
Upominki, podróże i rozrywka	Wręczanie i przyjmowanie upominków biznesowych, które mogą wpływać na decyzje biznesowe lub sprawiać takie wrażenie.

Zazwyczaj konflikty można łatwo rozwiązać. Niemniej ważne jest, aby być odpowiedzialnym i niezwłocznie ujawniać wszelkie faktyczne, domniemane lub potencjalne konflikty interesów przełożonemu / dyrektorowi zarządzającemu, który podejmie działania w celu jak najszybszego rozwiązania problemu. Nie należy przyjmować zleceń ani pracować dla konkurencji, klienta lub dostawcy bez zgody przełożonego. Należy również unikać wszelkich bezpośrednich lub pośrednich powiązań biznesowych z klientami, dostawcami lub konkurentami firmy Rotovia, z wyjątkiem sytuacji, gdy jest to wymagane w ramach pracy wykonywanej na rzecz firmy Rotovia. 3.2.
Contribute to Environment, Health and Safety Rotovia dąży do zapewnienia bezpiecznego i zdrowego środowiska pracy, bez szkody dla ludzi, środowiska i społeczeństwa. Pracownicy powinni być proaktywni i kierować się zdrowym rozsądkiem, aby dbać o własne dobro, a także przestrzegać wytycznych zgodnie z obowiązującym prawem lokalnym. Ponadto, ze względów bezpieczeństwa, zabronione jest bycie pod wpływem alkoholu lub narkotyków jakiegokolwiek rodzaju podczas pracy lub wykonywania innych czynności związanych z działalnością firmy Rotovia. Jeśli pracownik dowie się o ważnych kwestiach związanych ze zdrowiem i bezpieczeństwem w miejscu pracy, zdrowiem konsumentów lub wpływem naszej firmy na środowisko naturalne, powinien niezwłocznie powiadomić o tym swojego przełożonego lub zarząd. Nie możemy zaakceptować niczego poza doskonałością w zakresie zdrowia i bezpieczeństwa. Doskonałość można osiągnąć jedynie poprzez zaangażowanie każdego członka zespołu i umożliwienie mu zabrania głosu w sprawach związanych z naszym programem bezpieczeństwa. Rotovia zobowiązuje się do stosowania praktyk ograniczania ilości odpadów, ich ponownego użytkowania, recyklingu i odzysku w celu optymalnego wykorzystania zasobów w sposób przyjazny dla środowiska. Należy znać lokalną politykę ochrony środowiska i wspierać naszą firmę w jej przestrzeganiu. 3.3.
Respect Human Rights and Equality Zobowiązujemy się do tworzenia bezpiecznego środowiska pracy. Oznacza to, że wszyscy musimy traktować się nawzajem z godnością i szacunkiem. Aby osiągnąć ten cel, wszyscy pracownicy powinni traktować współpracowników, klientów, partnerów biznesowych i inne osoby z szacunkiem. Nasza firma nie będzie tolerować żadnych zachowań, które można uznać za zagrażające lub poniżające. Dyskryminacja lub nękanie jakiegokolwiek rodzaju są bezwzględnie zabronione. Należy być wrażliwym na różnice kulturowe i szanować je.
Jako wytyczne firma Rotovia stosuje zasady ONZ dotyczące biznesu i praw człowieka. Nasza firma nie korzysta i nie będzie korzystać z pracy dzieci ani angażować podwykonawców lub dostawców, którzy to robią. Nie zezwalamy na zachowania, które mają charakter przymusu fizycznego, gróźb, nadużyć lub wyzysku. Jeśli pracownik ma powody sądzić, że w jednym z naszych zakładów lub w naszym łańcuchu dostaw doszło do naruszenia praw człowieka, powinien niezwłocznie skontaktować się z działem kadr lub swoim przełożonym. 3.4.
Protect Rotovia’s Reputation, Property and Assets Reputacja firmy Rotovia jest ważna dla jej możliwości odniesienia sukcesu. Należy unikać działań lub zachowań, które mogłyby zaszkodzić reputacji firmy Rotovia. Pracownicy i członkowie zarządu mają obowiązek działać odpowiedzialnie i ostrożnie, aby chronić majątek i zasoby firmy Rotovia przed marnotrawstwem, uszkodzeniem, utratą, kradzieżą i nieuprawnionym użyciem. Należy również chronić własność intelektualną, taką jak patenty, know-how i informacje. 3.5.
Accurate Books, Records and Reports Uczciwość finansowa nigdy nie powinna być zagrożona. Zaczyna się to od dokładnego i rzetelnego przedstawiania naszych ksiąg i rejestrów. Należy rejestrować transakcje, które miały miejsce w danym okresie finansowym. Żadne przychody ani wydatki nie mogą być przenoszone do przodu lub cofane w celu osiągnięcia celów finansowych. Żadna transakcja nie powinna być ujmowana jako „ pozaksięgowa”, a w przypadku zaistnienia takiej sytuacji należy poinformować o tym przełożonego. Wszyscy jesteśmy strażnikami finansowymi firmy. Musimy być uczciwi we wszystkich działaniach związanych z prowadzeniem dokumentacji, w tym w naszych kartach czasu pracy, listach kontrolnych jakości, sprawozdaniach z wydatków oraz fakturach. Dokumenty te muszą być wypełniane w całości i dokładnie, bez względu na to, jak pilna jest kolejna sprawa. Pracownicy zaangażowani w transakcje finansowe i księgowość mają obowiązek dopilnować, aby księgi, rejestry, rachunki i sprawozdania finansowe naszej firmy:

• Były prowadzone z należytą dbałością o szczegóły;
• Były prowadzone z należytą dbałością o szczegóły;
• Były niezwłocznie składane zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawowymi i wykonawczymi; oraz
• Były zgodne z obowiązującymi wymogami prawnymi, dobrymi praktykami księgowymi i wewnętrznymi standardami naszej firmy.

Dokumentacja biznesowa oraz komunikacja często są upubliczniane, w związku z czym należy unikać przesady, uwłaczających uwag, domysłów lub niewłaściwej charakterystyki osób i firm, gdyż mogą być one opacznie zrozumiane. Dotyczy to również wiadomości e-mail, informacji w mediach społecznościowych, wewnętrznych notatek i formalnych sprawozdań. Dokumentacja powinna być zawsze odpowiednio przechowywana bądź niszczona. Umowy zawierane przez firmę Rotovia z pracownikami, dostawcami, klientami i innymi partnerami biznesowymi powinny co do zasady być zawierane na piśmie i odpowiednio ewidencjonowane. Umowy ustne bywają trudne do zweryfikowania i mogą często prowadzić do podejrzeń, że doszło do czegoś nielegalnego lub nieetycznego. 3.6.
Preventing Bribery & Corruption Wszelkie formy przekupstwa i korupcji są bezwzględnie zabronione. Przekupstwo obejmuje oferowanie, obiecywanie lub wręczanie czegokolwiek wartościowego, bezpośrednio lub za pośrednictwem strony trzeciej, w celu wywarcia niewłaściwego wpływu na osobę podejmującą decyzję z zamiarem uzyskania lub utrzymania działalności bądź uzyskania przewagi biznesowej. Celem rozrywki biznesowej i upominków w środowisku komercyjnym jest budowanie dobrej reputacji i tworzenie solidnych relacji roboczych, a nie uzyskanie nieuczciwych korzyści. Żaden upominek ani udział w imprezie rozrywkowej nie powinien być nigdy oferowany, wręczany, dostarczany ani przyjmowany przez żadnego pracownika ani członka zarządu (lub w ich imieniu), chyba że:

• Nie jest to upominek w formie pieniężnej;
• Jest przekazywany rzadko i jednoznacznie zgodny ze zwyczajowymi praktykami biznesowymi;
• Ma minimalną wartość rynkową;
• Nie można go zinterpretować jako łapówki lub zapłaty ani nie jest oferowany w zamian za przysługę; oraz
• Nie narusza żadnych przepisów ustawowych i wykonawczych ani obowiązujących regulaminów organizacji drugiej strony.

Wszelkie upominki lub propozycje upominków, co do których pracownik nie ma pewności, że są odpowiednie, należy omówić z przełożonym. Żadna transakcja biznesowa nie jest tak lukratywna, by narażać na szwank naszą uczciwość. Nawet najmniejsze łapówki, często określane jako „ gratyfikacje”, są niedopuszczalne. Gratyfikacje to niewielkie kwoty wręczane urzędnikom państwowym w celu zabezpieczenia lub przyspieszenia rutynowych usług administracyjnych. Przykłady gratyfikacji dotyczą między innymi:

• Rozpatrywania pozwoleń, wniosków wizowych i ogólnych formalności;
• Uzyskiwania zezwoleń;
• Włączania mediów;
• Uzyskania odprawy celnej;
• Dostarczania poczty.

3.7.
Confidential and Proprietary Information I
Informacje są cennym zasobem. Wszyscy pracownicy i członkowie zarządu powinni traktować informacje dotyczące firmy Rotovia z należytą starannością. Pracownikom i członkom zarządu nigdy nie wolno ujawniać poufnych informacji w miejscu publicznym, w tym współpracownikom z firmy Rotovia, i bez uprzedniej zgody uprawnionego przełożonego, chyba że jest to wymagane przez prawo.Nie należy zakładać, że tylko dlatego, że ktoś z nami pracuje, ma dostęp lub musi mieć dostęp do informacji poufnych. Przez informacje poufne rozumiemy ogólnie informacje, które nie są lub nie powinny być powszechnie znane. Typowe przykłady to plany biznesowe, budżety i prognozy, programy marketingowe i sprzedażowe, dokumentacja dotycząca klientów lub personelu itp. Obowiązek zachowania poufności utrzymuje się bezterminowo po zakończeniu zatrudnienia lub okresu pełnienia funkcji członka zarządu.

3.8.
Never engage in money laundering Pracownicy i członkowie zarządu nie mogą w żaden sposób angażować się w pranie pieniędzy, ponieważ jest to nielegalne. Przez pranie pieniędzy rozumiemy działania mające na celu upozorowanie legalnie zarobionych pieniędzy, które zostały uzyskane w wyniku działalności przestępczej, takiej jak działalność terrorystyczna, handel narkotykami i handel ludźmi. Działalność ta może być trudna do wykrycia, ale ważne jest, abyśmy mieli podwyższoną świadomość następujących sygnałów ostrzegawczych:

• Klient podaje niewystarczające informacje (np. dotyczące beneficjenta rzeczywistego lub charakteru działalności);
• Klient żąda dokonania dużych zakupów bez uzasadnienia;
• Klient nie jest skłonny do prowadzenia dokładnej dokumentacji;
• Żądania płatności na kilka rachunków bankowych lub z kilku rachunków bankowych, które nie są stroną transakcji.

W przypadku jakichkolwiek podejrzeń dotyczących prania pieniędzy należy natychmiast skontaktować się z przełożonym. 3.9.
Fair Competition Prowadzimy działalność w sposób uczciwy i rzetelny oraz przestrzegamy wszystkich przepisów dotyczących konkurencji. Nasza firma dąży do uzyskania przewagi konkurencyjnej poprzez osiąganie lepszych wyników, a nigdy poprzez stosowanie nieetycznych lub nielegalnych praktyk biznesowych. Kradzież informacji zastrzeżonych, posiadanie informacji stanowiących tajemnicę handlową uzyskanych bez zgody właściciela lub nakłanianie do ich ujawnienia przez byłych lub obecnych pracowników innych podmiotów jest zabronione. Każdy pracownik i członek zarządu powinien starać się szanować prawa klientów, dostawców, konkurentów i pracowników naszej firmy oraz postępować z nimi w sposób uczciwy. Żaden pracownik ani członek zarządu nie może wykorzystywać nikogo w nieuczciwy sposób poprzez manipulację, ukrywanie, nadużywanie uprzywilejowanych informacji, wprowadzanie w błąd co do istotnych faktów lub stosowanie innych nielegalnych praktyk handlowych. Powinniśmy również unikać agresywnych wypowiedzi na temat produktów i usług naszych konkurentów. Zbieranie informacji o konkurencji jest dopuszczalne, ale tylko w sposób etyczny. Zawsze najlepiej jest korzystać z publicznych źródeł informacji (np. oświadczeń pełnomocników, ogłoszeń dla inwestorów i stron internetowych takich podmiotów). Poszukiwanie niepublicznych informacji od konkurenta jest nieuczciwe, pozbawione przejrzystości i zabronione. Co zrobić, jeśli konkurent na targach zacznie omawiać poufne informacje?

1. Przerwać rozmowę;
2. Wyraźnie zaznaczyć, że nie jest się zainteresowanym udziałem w dyskusji;
3. Zakończyć daną sytuację;
4. Natychmiast skontaktować się z przełożonym, działem ds. etyki i zgodności z przepisami lub działem prawnym.

4. Wdrożenie

4.1.
Implementation Odpowiedzialność za wdrożenie niniejszego „Kodeksu postępowania” w każdej spółce zależnej firmy Rotovia spoczywa na dyrektorze zarządzającym danej spółki zależnej. 4.2.
Annual acknowledgement Aby zapewnić zgodność z niniejszym „Kodeksem postępowania”, firma Rotovia wymaga, aby wszyscy dyrektorzy zarządzający, kierownicy zakładów, kierownicy ds. finansów, kierownicy ds. sprzedaży, kierownicy ds. zasobów ludzkich, kierownicy ds. zaopatrzenia oraz członkowie zarządu rokrocznie potwierdzali zapoznanie się z „Kodeksem postępowania”.