Efectivo a partir del
16 de febrero de 2023
Versión: 2023/2
Estado del documento: aprobado
Fecha de emisión: 16-2-2023
Aprobado por: junta directiva
Fecha de revisión: 16-2-2025
Autor/revisor principal: María Hafþórsdóttir, especialista de oficina
Panel consultivo: Kristin Magnusdottir, directora financiera de Rotovia y Daði Valdimarsson, consejero delegado de Rotovia
1. Marco del código de conducta
1.1.
Purpose and scope Rotovia ha establecido el presente código de conducta para fijar estándares y obligaciones claras para todos nosotros y nuestros socios comerciales de todo el mundo. El código se aplica a toda la organización de Rotovia, a sus empleados, a los miembros de su consejo y otros que actúen en nombre de la empresa. Sin embargo, no abordará todas las situaciones que se puedan dar ni todas las leyes que se deban respetar. Debe servir como guía para ayudar a tomar las decisiones correctas y en aquellas situaciones donde las acciones a tomar no son claras, aporta recursos adicionales para obtener aclaraciones. En tales situaciones, los principios rectores deberán aplicarse en el mejor interés de Rotovia y consultar con un superior cuando se tengan dudas de cómo actuar.
2. Principios fundamentales de conducta
2.1.
Comply with Laws, Regulations, and Internal policies La empresa y todos sus empleados y miembros del consejo cumplirán y respetarán siempre las leyes, reglamentos y políticas internas de la empresa aplicables en todas las actividades de Rotovia. Si existe un conflicto entre una ley y la política de la empresa, la ley tomará precedencia. Aunque no se espera que los empleados y los miembros del consejo conozcan los detalles de dichas leyes, normas y reglamentos, es importante saber lo suficiente para decidir cuándo se debe consultar con los superiores o con otro consejero adecuado. 2.2.
Act in the Best Interest of Rotovia Todos los empleados y miembros del consejo deberán ser leales y servir los mejores intereses de Rotovia. Lealtad significa trabajar para lo mejor de Rotovia, dentro del marco legal y de las políticas, y dar prioridad a los intereses de Rotovia por encima de otros intereses. Siempre debemos usar nuestro mejor juicio para aumentar la creación de valor de Rotovia, proteger los intereses de la empresa y contribuir a su mejora continua. 2.3.
Act with Integrity Todos los empleados y miembros del consejo actuarán con integridad en sus actividades para Rotovia. Integridad personal significa hacer lo correcto aunque nadie esté mirando. Aunque la expectativa de hacer lo correcto es incuestionable, a veces podría no ser fácil determinar la acción a tomar correcta. Hacemos lo posible para educar y comunicar sobre temas éticos, pero también reconocemos las dificultades de trabajar en una organización global y compleja. En estas situaciones difíciles, se deberán considerar los siguientes pasos al abordar un problema o cuestión nueva:
- Asegúrate de conocer todos los hechos. Para llegar a las soluciones correctas, debemos contar con el máximo de información.
- Recomendamos que te hagas las siguientes preguntas
- ¿Es legal?
- ¿Sigue las políticas de Rotovia?
- ¿Es coherente con los valores de Rotovia?
- ¿Mi decisión protegerá la reputación de la empresa?
- ¿Me sentiría orgulloso si mis acciones se hicieran públicas?
- Usa tu juicio y tu sentido común; si algo parece poco ético o incorrecto, probablemente lo es.
- Discute el asunto con tu superior. Tu superior es responsable de ayudarte a solucionar los problemas. Si no te sientes cómodo discutiendo el problema con tu superior, puedes habar con tu director general.
- Puedes, y te animamos a hacerlo, informar a tu superior o a otros representantes de la dirección, incluyendo al consejero delegado de Rotovia, sobre infracciones con confianza y sin miedo a represalias. Si tu situación requiere que tu identidad se mantenga secreta, protegeremos tu anonimato. La empresa no permite represalias de ningún tipo contra empleados o miembros del consejo por informar de buena fe acerca de sospechas de infracciones. Rotovia se reserva el derecho de castigar a cualquiera que realice acusaciones falsas de forma consciente o proporcione información falsa.
- Pregunta primero y, si es posible, actúa después.
- El incumplimiento del presente código por parte de cualquier empleado o miembro del consejo puede resultar en acciones disciplinarias incluyendo el despido
Seremos honestos, éticos, veraces, educados y fiables. Actuaremos de acuerdo con los valores centrales y comportamientos de Rotovia y promoveremos esos valores actuando de forma responsable, justa y educada hacia los compañeros, asociados comerciales y la sociedad en general. 2.4.
Respect and Care for Others and the Environment Nos comprometemos a crear un entorno de trabajo seguro. Rotovia promoverá una cultura corporativa caracterizada por el respeto y el cuidado de los demás, sus propiedades, la sociedad y el medio ambiente. Nos comportaremos de forma que inspiremos confianza tanto al colaborar con los compañeros como al interactuar con los proveedores, clientes, otros socios comerciales o las autoridades. Trataremos a los demás como nos gustaría que nos trataran a nosotros.
Rotovia entiende que los procesos de facturación tienen un impacto en el medio ambiente. Nos comprometemos no solo a cumplir todas las leyes y reglamentos medioambientales, sino también a hacernos responsables de hacer todo lo posible para proteger el entorno. Tanto si se trata de reducir las emisiones de gases con efecto invernadero, incrementar el uso de materiales reciclados o minimizando la generación de residuos, siempre haremos lo posible y más para proteger el planeta. 2.5.
Respect the Proprieties of Organisational Hierarchy Todos los empleados respetarán y seguirán las líneas de reporte de gestión dentro de la jerarquía de la organización en Rotovia, tanto operando dentro de la entidad local o con los gerentes de los departamentos corporativos.
3. Directrices
3.1.
Conflict of Interest Debemos tomar decisiones que favorezcan el interés de Rotovia. Se produce un conflicto de interés cuando nuestros intereses personales dificultan nuestra capacidad de tomar la mejor decisión por cuenta de la empresa. como valoramos la integridad, la honestidad y la transparencia, incluso la apariencia de un conflicto debe informarse de manera adecuada para evitar cualquier percepción de favoritismo. Ejemplos de conflicto de interés incluyen los siguientes:
| Relaciones personales | Formar parte del comité de selección donde uno de los proveedores potenciales es un amigo cercano o un pariente. |
| Intereses financieros | Tener un interés financiero más que nominal en un proveedor, cliente o competidor de Rotovia. |
| Oportunidades de negocio | Obtener un beneficio personal de un acuerdo comercial que has descubierto basado o relacionado con tu trabajo en Rotovia. |
| Uso de los activos de Rotovia para el lucro personal | Poner en marcha un negocio utilizando los activos de Rotovia, como el tiempo o los activos. |
| Regalos, viajes y hospitalidad | Dar y recibir regalos de empresa que puedan influir una decisión comercial o que puedan parecer hacerlo. |
Típicamente, los conflictos se pueden resolver fácilmente. Es importante ser responsable e informar de cualquier conflicto real, percibido o potencial a tu superior/director general de manera inmediata, que se pondrá en marcha para abordar la preocupación lo antes posible.
No aceptarás tareas o trabajo para un competidor, cliente o proveedor sin la autorización de tu superior. Además, debes evitar cualquier relación comercial directa o indirecta con los clientes, proveedores o competidore de Rotovia, excepto lo que requiera tu trabajo para nuestra empresa. 3.2.
Contribute to Environment, Health and Safety Rotovia se esfuerza en facilitar un entorno de trabajo seguro y saludable, con cero daños a las personas, el medio ambiente o la sociedad. Los empleados serán proactivos y utilizarán su juicio para mantener su propio bienestar y seguir las directrices de acuerdo con la legislación local. Además, por motivos de seguridad, está prohibido trabajar o realizar cualquier actividad para Rotovia bajo la influencia del alcohol o las drogas de ningún tipo. Si percibes problemas importantes relativos a la salud y seguridad en el puesto de trabajo, salud de los clientes o del impacto de la empresa en el medio ambiente, deberás notificarlo inmediatamente a tu superior o a la dirección. No podemos aceptar nada menos que la excelencia con respecto a la salud y la seguridad. La excelencia solo se puede alcanzar incluyendo y dando autoridad a cada uno de los miembros del equipo para que exprese su opinión sobre nuestro programa de seguridad.
Rotovia se compromete a adoptar prácticas de reducción de residuos, reutilización, reciclaje y recuperación para utilizar los recursos de la manera más prudente para el medio ambiente. Debes conocer las políticas medioambientales locales y apoyar a la empresa en su aplicación. 3.3.
Respect Human Rights and Equality Nos comprometemos a crear un entorno de trabajo seguro. Esto significa que debemos tratarnos con dignidad y respeto los unos a los otros. Para conseguir ese objetivo, todos los empleados tratarán a sus compañeros, clientes, socios comerciales y otros con respeto. La empresa no permitirá ningún comportamiento que se pueda considerar amenazador o degradante de la condición humana. la discriminación o el acoso de cualquier tipo están terminantemente prohibidos. Deberás mostrar sensibilidad y respeto hacia las diferencias culturales.
Rotovia aplica los principios de las naciones unidas como guía para el negocio y los derechos humanos. La empresa ni usa ni usará trabajo infantil o colaborará con subcontratistas o proveedores que lo hagan. No permitimos comportamientos que sean físicamente coercitivos, amenazantes, abusivos o explotadores.
Si tienes motivos para pensar que se violan los derechos humanos en alguna de nuestras instalaciones o en nuestra cadena de suministro, contacta inmediatamente con recursos humanos o con tu gerente. 3.4.
Protect Rotovia’s Reputation, Property and Assets La reputación de Rotovia es importante para que la empresa pueda tener éxito. Evitarás cualquier actividad o comportamiento que pudiese dañarla.
Los empleados y miembros del consejo son responsables de actuar con precaución y responsabilidad para proteger las propiedades y activos de Rotovia contra el despilfarro, daños, pérdidas, robos y uso no autorizado. También se protegerá la propiedad intelectual, como patentes, conocimientos e información. 3.5.
Accurate Books, Records and Reports Nunca deberá ponerse en riesgo la integridad financiera. Esto comienza con la representación exacta en nuestros libros contables y registros de manera honesta y veraz. Debemos registrar las transacciones que se realizan dentro de su período financiero correspondiente. No se deberá adelantar ni atrasar ningún ingreso o gasto con el objetivo de cumplir los objetivos financieros. No hay ninguna transacción que tenga que registrarse «fuera de los libros» y si tal situación se produce, deberás informar a tu gerente. Todos somos administradores financieros de la empresa. Debemos ser honestos en todas nuestras actividades contables, incluyendo nuestras hojas de trabajo, controles de calidad, informes de gastos y facturas. Necesitamos que estos documentos se rellenen por completo y de manera exacta, independientemente de lo urgente que sea el siguiente asunto. Los empleados que participan en transacciones financieras y contabilidad garantizarán que los libros, registros, cuentas y estados financieros de la empresa deben:
- Llevarse con un nivel de detalle razonable,
- Reflejar de manera completa y apropiada las transacciones de la empresa y no ser nunca falsos ni engañosos,
- Presentarse puntualmente de acuerdo con cualquier ley o reglamento aplicable y
- Cumplir con los requisitos legales, buenas prácticas contables y requisitos internos de la empresa que sean aplicables.
Los registros y comunicaciones del negocio a menudo se hacen públicos y debemos evitar exageraciones, comentarios negativos, suposiciones o descripciones inapropiadas de personas o empresas que pudieran ser malinterpretadas. Esto se aplica tanto a los correos electrónicos como a redes sociales, comunicaciones internas y reportes formales. Los registros deberán conservarse o destruirse de manera apropiada en cada momento.
Como norma general, los contratos de Rotovia con los empleados, proveedores, clientes u otros socios comerciales se celebrarán por escrito y deberán archivarse adecuadamente. Los acuerdos verbales pueden resultar difíciles de verificar y, a veces, pueden provocar sospechas de actuaciones ilegales o poco éticas. 3.6.
Preventing Bribery & Corruption Están terminantemente prohibidas todas las formas de soborno y corrupción. Los sobornos incluyen la oferta, promesa o entrega de cualquier cosa de valor de manera directa o a través de terceros para influir de manera impropia a la persona que decide con el objetivo de obtener o conservar un negocio o bien una ventaja comercial.
El objetivo de la hospitalidad y regalos de empresa en un entorno comercial es crear una buena disposición y buenas relaciones de trabajo, no obtener ventajas injustas. Ningún empleado o miembro del consejo (o un tercero en su nombre) deberá ofrecer, dar, proporcionar o aceptar un regalo u hospitalidad a menos que:
- No sea un regalo en efectivo
- Sea ocasional y claramente consistente con las prácticas comerciales habituales,
- Tenga un valor económico mínimo,
- No pueda considerarse un soborno o compensación o se dé a cambio de un favor, y
- No contravenga ninguna ley, reglamento o políticas aplicables de la organización de la otra parte.
Discute con tu superior cualquier regalo o regalo propuesto si no estás seguro de que sea apropiado. No existe ninguna relación comercial que sea tan lucrativa que nos compense poner en riesgo nuestra integridad.
Ni siquiera el más pequeño de los sobornos, referido a menudo como «pagos de facilitación», es aceptable. Los pagos de facilitación o «engrase» son pequeños sobornos a funcionarios que se usan para asegurar o acelerar un servicio gubernamental rutinario. Ejemplos de pagos de facilitación incluyen:
- Procesar licencias, visados y documentación general
- Conseguir permisos
- Dar de alta servicios públicos
- Recibir despachos de aduana
- Entregar correo
3.7.
Confidential and Proprietary Information La información es un activo valioso. Todos los empleados y miembros del consejo tratarán la información sobre Rotovia con la atención debida. Los empleados y miembros del consejo nunca divulgarán información confidencial en un entorno público, lo que incluye a nuestros compañeros de Rotovia a menos que sea obligatorio por ley o sin el permiso previo de un superior autorizado. No asumas que porque alguien trabaja contigo, tiene acceso o debe tener acceso a información confidencial. Entendemos por información confidencial aquella que no se conoce, o no debería conocerse, públicamente. Ejemplos típicos son los planes de negocio, los presupuestos y previsiones, los programas de marketing y ventas, los registros de clientes o del personal, etc. Las obligaciones de confidencialidad continúan sin fecha límite después de la finalización del empleo o del período de mandato como miembro del consejo.
3.8.
Never engage in money laundering Ni los empleados ni los miembros del consejo deberán participar de ningún modo en el blanqueo de dinero, pues es ilegal. Entendemos por blanqueo de dinero cualquier actividad dirigida a hacer que parezca de origen legal el dinero adquirido a través de actividades criminales, como la actividad terrorista, tráfico de drogas y tráfico de personas. Esta actividad puede ser difícil de detectar, pero es vital que tengamos una conciencia elevada de las siguientes señales de alerta:
- El cliente no proporciona suficiente información (p. ej., propietario beneficiario o detalles sobre la naturaleza del negocio)
- El cliente solicita grandes compras de manera no justificada
- El cliente no quiere cumplir con los registros exactos de la transacción
- Solicitudes de pago a o de varias cuentas bancarias que no forman parte de la transacción
Si sospechas que existe actividad de blanqueo de dinero, consulta con tu gerente o superior de manera inmediata. 3.9.
Fair Competition Gestionamos nuestros negocios de manera justa y honesta y respetamos todas las leyes de defensa de la competencia. la empresa busca obtener ventajas competitivas a través de un rendimiento superior y nunca por medio de prácticas comerciales poco éticas o ilegales. Está prohibido robar información de propiedad exclusiva, poseer información de secretos comerciales obtenidos sin el consentimiento de su dueño o inducir a tales divulgaciones por parte de empleados actuales o pasados de otras empresas. Cada empleado y miembro del consejo se comprometerá a respetar los derechos y a tratar de manera justa con los clientes, proveedores, competidores y empleados de la empresa. Ningún empleado o miembro del consejo deberá obtener ventajas injustas de terceros por medio de manipulación, ocultación, abuso de información privilegiada, tergiversación de los hechos o ninguna otra práctica comercial ilegal.
También debemos evitar el uso de lenguaje negativo sobre los productos y servicios de nuestros competidores. Es aceptable obtener información de la competencia, pero solo de una manera ética. Siempre es mejor usar fuentes públicas de información (p. ej., declaraciones de la dirección, conferencias de inversores y sitios web de la empresa). Buscar información de un competidor que no sea pública es deshonesto, poco transparente y prohibido. ¿Qué ocurre si en una feria comercial, un competidor empieza a discutir información sensible?
- Detener la conversación
- Dejar claro que no estás interesado en participar en la discusión
- Abandonar la situación
- Contactar con tu gerente o con tu departamento de ética y cumplimiento normativo o legal de manera inmediata
4. Implementación
4.1.
Implementation La responsabilidad de implementar el presente código de conducta dentro de cada filial de Rotovia es del director general de la filial. 4.2.
Annual acknowledgement Para ayudar a garantizar el cumplimiento del presente código de conducta, la empresa exige a todos los directores generales, gerentes de planta, directores financieros, directores comerciales, directores de recursos humanos, directores de compras y miembros del consejo a revisar el código de conducta cada año.
