Verhaltenskodex

Datum des Inkrafttretens:
16. Februar 2023

Version: 2023/2
Dokumentstatus: genehmigt
Veröffentlichungsdatum: 16.02.2023
Genehmigt von: Vorstand
Revisionsdatum: 16.02.2025
Hauptautor/-revisor: María Hafþórsdóttir, Office Specialist
Beratungsgremium: Kristin Magnusdottir, CFO Rotovia, und Daði Valdimarsson, CEO Rotovia

1. Rahmen für Verhaltenskodex

1.1. Zweck und Geltungsbereich

Rotovia hat diesen Verhaltenskodex für uns und unsere Geschäftspartner in aller Welt erstellt. Der Kodex gilt für das Unternehmen von Rotovia, unsere Beschäftigten, Vorstandsmitglieder und andere Personen, die im Namen des Unternehmens handeln. Dennoch deckt der Kodex nicht alle Situationen oder alle Gesetze ab, mit denen wir es zu tun bekommen können. Der Kodex soll uns dabei helfen, die richtigen Entscheidungen zu treffen, und in Situationen, in denen die Vorgehensweise unklar ist, für zusätzliche Klarheit sorgen. In solchen Situationen kommt es darauf an, im besten Interesse von Rotovia zu handeln und im Zweifelsfall Rücksprache mit einem Vorgesetzten zu halten.

2. Grundlegende Verhaltensprinzipien

2.1. Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften und internen Richtlinien

Das Unternehmen und alle seine Beschäftigten und Vorstandsmitglieder beachten und befolgen bei allen Tätigkeiten für Rotovia grundsätzlich alle geltenden Gesetze, Vorschriften und internen Richtlinien. Ergibt sich ein Konflikt zwischen geltendem Recht und der Unternehmenspolitik, ist das geltende Recht zu beachten. Auch wenn von Beschäftigten und Vorstandsmitgliedern nicht erwartet wird, dass sie diese Gesetze, Regeln und Vorschriften in allen Einzelheiten kennen, müssen sie genug wissen, um entscheiden zu können, wann sie sich an Vorgesetzte oder andere angemessene Beratungsstellen wenden müssen, um Rat einzuholen.

2.2. Handeln im besten Interesse von Rotovia

Alle Beschäftigten und Vorstandsmitglieder müssen loyal sein und im besten Interesse von Rotovia handeln. Loyalität bedeutet, zum Wohl von Rotovia im Rahmen der Gesetze und Richtlinien zu handeln und die Interessen von Rotovia über andere Interessen zu stellen. Wir müssen grundsätzlich unser Urteilsvermögen nutzen, um die Wertschöpfung von Rotovia zu verbessern, die Interessen des Unternehmens zu schützen und zu seiner fortlaufenden Verbesserung beizutragen.

2.3. Integres Handeln

Alle Beschäftigten und Vorstandsmitglieder gehen bei ihren Tätigkeiten für Rotovia integer vor. Persönliche Integrität bedeutet, das Richtige zu tun, auch wenn es niemand sieht. Auch wenn von uns natürlich erwartet wird, das Richtige zu tun, ist es mitunter nicht immer einfach, die richtige Vorgehensweise zu finden. Wir tun unser Bestes, um bei ethischen Fragen mit Beistand und Kommunikation zur Seite zu stehen, aber wir sind uns auch der Herausforderungen bewusst, die sich durch die Tätigkeit in einer weltweit aktiven, komplexen Organisation ergeben. In solchen schwierigen Situationen sollten wir die folgenden Punkte beachten, wenn wir uns mit einer neuen Frage/einem neuen Problem befassen:

• Vergewissern Sie sich, dass Sie über alle Fakten verfügen. Um die richtige Lösung zu finden, müssen wir auf möglichst viele Informationen zurückgreifen.
• Wir empfehlen Ihnen, sich die folgenden Fragen zu stellen
  • Ist es legal?
  • Stimmt es mit den Richtlinien von Rotovia überein?
  • Entspricht es den Werten von Rotovia?
  • Ist meine Entscheidung dem Ruf von Rotovia zuträglich?
  • Wäre ich stolz, wenn mein Handeln öffentlich gemacht würde?
• Nutzen Sie Ihr Urteilsvermögen und Ihren gesunden Menschenverstand; wenn etwas unethisch oder unangemessen erscheint, ist es das wahrscheinlich auch.
• Besprechen Sie das Problem mit Ihrem Vorgesetzten. Ihr Vorgesetzter ist dafür verantwortlich, beim Lösen von Problemen zu helfen.
• Sie dürfen – und sind angehalten – Ihrem Vorgesetzten oder anderen Vertretern der Geschäftsführung bis hin zum CEO von Rotovia Verstöße vertraulich zu melden, ohne Vergeltungsmaßnahmen befürchten zu müssen. Wenn es aufgrund Ihrer Situation nötig ist, Ihre Identität geheim zu halten, wird Ihre Anonymität geschützt. Das Unternehmen gestattet keine Vergeltungsmaßnahmen in irgendeiner Form gegen Beschäftigte oder Vorstandsmitglieder, die in gutem Glauben mutmaßliche Verstöße gemeldet haben. Rotovia behält sich das Recht vor, Disziplinarmaßnahmen gegen Personen zu ergreifen, die wissentlich falsche Anschuldigungen erheben oder falsche Angaben machen.
• Stellen Sie zuerst Fragen und handeln Sie nach Möglichkeit anschließend.
• Die Missachtung dieses Kodex durch Beschäftigte oder Vorstandsmitglieder kann Disziplinarmaßnahmen bis hin zur Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses nach sich ziehen

Wir sind ehrlich, ethisch, aufrichtig, höflich und zuverlässig. Wir handeln in Übereinstimmung mit den Kernwerten und Verhaltensweisen von Rotovia und unterstützen diese Werte, indem wir verantwortungsbewusst, angemessen und höflich gegenüber Kollegen, Geschäftspartnern und der Gesellschaft im Allgemeinen auftreten.

2.4. Respekt und Fürsorge im Umgang mit anderen Menschen und der Umwelt

Wir setzen uns dafür ein, eine sichere Arbeitsumgebung zu schaffen. Rotovia fördert eine Unternehmenskultur, die sich durch Respekt und Fürsorge für andere Menschen, ihr Eigentum, die Gesellschaft und die Umwelt auszeichnet. Durch unser Verhalten schaffen wir Vertrauen bei der Zusammenarbeit mit Kollegen und der Interaktion mit Lieferanten, Kunden, anderen Geschäftspartnern und Behörden. Wir behandeln andere so, wie wir selbst gerne behandelt werden möchten.

Rotovia ist sich bewusst, dass sich Produktionsverfahren auf die Umwelt auswirken. Wir sind nicht nur dazu verpflichtet, sämtliche Umweltschutzgesetze und -vorschriften zu beachten, sondern übernehmen auch selbst Verantwortung, um alles für den Umweltschutz zu tun. Wir tun immer unsere Pflicht und mehr, um den Planeten zu schützen, indem wir den Ausstoß von Treibhausgasen reduzieren, die Verwendung von Recyclingmaterialien ausbauen und unsere Abfallbilanz verbessern.

2.5. Die Strukturen der Unternehmenshierarchie beachten

Alle Beschäftigten halten sich an die internen Berichterstattungsvorgaben innerhalb der Unternehmenshierarchien von Rotovia bei der Arbeit in einem lokalen Unternehmen oder mit den Führungskräften der Unternehmensabteilungen.

3. Richtlinien

3.1. Interessenkonflikte 

Wir treffen Entscheidungen im besten Interesse von Rotovia. Ein Interessenkonflikt entsteht, wenn unsere persönlichen Interessen unsere Fähigkeit, die beste Entscheidung im Interesse des Unternehmens zu treffen, beeinflussen. Da wir großen Wert auf Integrität, Ehrlichkeit und Transparenz legen, muss schon der Verdacht eines Konflikts angemessen gemeldet werden, um jeden Anschein von Bevorzugung zu beseitigen. Beispiele für Interessenskonflikte sind unter anderem:

Persönliche Beziehungen	Mitgliedschaft im Auswahlgremium, obwohl einer der potenziellen Lieferanten ein enger Freund oder Verwandter ist.
Finanzielle Interessen	Mehr als eine nominelle finanzielle Beteiligung an einem Lieferanten, Kunden oder Mitbewerber von Rotovia.
Geschäftsmöglichkeiten	Persönliche Vorteile durch eine Geschäftsbeziehung, die Sie aufgrund oder im Zusammenhang mit Ihrer Tätigkeit bei Rotovia entdeckt haben.
Nutzung von Vermögenswerten von Rotovia zur persönlichen Bereicherung	Gründung eines Unternehmens mit Vermögenswerten von Rotovia. z.B. Zeit und Materialien.
Geschenke, Reisen und Bewirtungen	Überreichung oder Entgegennahme von Werbegeschenken, die eine Geschäftsentscheidung beeinflussen oder den Eindruck erwecken können.

Konflikte können üblicherweise einfach gelöst werden. Es ist wichtig, Rechenschaft abzulegen und Ihrem Vorgesetzten/Geschäftsführer, der sich der Sache schnellstmöglich annimmt, unverzüglich alle tatsächlichen, scheinbaren oder potenziellen Konflikte zu melden.

Ohne die Zustimmung Ihres Vorgesetzten dürfen Sie keine Aufträge annehmen oder für einen Mitbewerber, Kunden oder Lieferanten tätig werden. Außerdem müssen Sie alle direkten oder indirekten Geschäftsbeziehungen zu Kunden, Lieferanten oder Mitbewerbern von Rotovia vermeiden, es sei denn, das ist für Ihre Tätigkeit bei Rotovia notwendig

3.2. Beitrag zu Umwelt, Gesundheit und Sicherheit

Rotovia will eine sichere und gesunde Arbeitsumgebung schaffen, die weder den Menschen noch der Umwelt oder der Gesellschaft schadet. Unsere Beschäftigten müssen proaktiv handeln und ihr gesundes Urteilsvermögen einsetzen, um Ihr eigenes Wohl zu garantieren, und die Richtlinien in Übereinstimmung mit geltendem Recht beachten. Aus Sicherheitsgründen ist es verboten, unter dem Einfluss von Alkohol oder Drogen Tätigkeiten bei Rotovia oder andere geschäftliche Aktivitäten für Rotovia auszuüben. Wenn Sie Kenntnis von wesentlichen Problemen im Zusammenhang mit der Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz, der Verbrauchergesundheit oder den Auswirkungen des Unternehmens auf die Umwelt erlangen, müssen Sie Ihren Vorgesetzten oder die Geschäftsführung unverzüglich benachrichtigen. Gesundheit und Sicherheit haben bei uns höchste Priorität. Und das können wir nur erreichen, wenn wir allen Teammitgliedern eine Stimme in unserem Sicherheitsprogramm einräumen.

Rotovia hat sich dazu verpflichtet, Verfahren für Abfallreduzierung, Wiederverwendung, Recycling und Rückgewinnung in umweltverträglicher Weise anzuwenden. Sie müssen sich mit den vor Ort geltenden Umweltschutzrichtlinien vertraut machen und das Unternehmen bei ihrer Umsetzung unterstützen.

3.3. Beachtung von Menschenrechten und Gleichheit

Wir sind bestrebt, eine sichere Arbeitsumgebung zu schaffen. Das bedeutet, dass wir einander mit Würde und Respekt begegnen. Um dieses Ziel zu erreichen, behandeln alle Beschäftigten ihre Kollegen, Kunden, Geschäftspartner und andere Personen respektvoll. Das Unternehmen toleriert kein Verhalten, das als bedrohlich oder menschenverachtend eingestuft werden kann. Diskriminierung und Belästigung in jeglicher Form sind strengstens verboten. Sie müssen sich kultureller Unterschiede bewusst sein und sie berücksichtigen.

Grundsätzlich orientiert sich Rotovia an den Leitprinzipien der UN zu Wirtschaft und Menschenrechten. Das Unternehmen lehnt Kinderarbeit ab und verzichtet auf die Zusammenarbeit mit Auftragnehmern oder Lieferanten, die auf Kinderarbeit setzen. Wir dulden keine Verhaltensweisen, die physischen Zwang, Bedrohung, Missbrauch oder Ausbeutung beinhalten.

Wenn Sie Grund zu der Annahme haben, dass in einer unserer Niederlassungen oder in unserer Lieferkette Verstöße gegen die Menschenrechte vorliegen, wenden Sie sich unverzüglich an die Personalabteilung oder Ihren Vorgesetzten.

3.4. Schutz von Ruf, Eigentum und Vermögenswerten von Rotovia

Ein guter Ruf ist wichtig für den Erfolg von Rotovia. Sie müssen auf Aktivitäten oder Handlungsweisen verzichten, die dem Ruf von Rotivia schaden könnten.

Die Beschäftigten und Vorstandsmitglieder sind dafür verantwortlich, verantwortungsbewusst und umsichtig zu handeln, um das Eigentum und die Vermögenswerte von Rotovia gegen Verschwendung, Schaden, Verlust, Diebstahl und unerlaubte Nutzung zu schützen. Geistiges Eigentum wie Patente, Know-how und Informationen müssen ebenfalls geschützt werden.

3.5. Korrekte Buchführung, Aufzeichungen und Berichte

Die finanzielle Integrität darf unter keinen Umständen beeinträchtigt werden. Ausgangspunkt dafür ist, dass wir eine korrekte Buchführung gewährleisten und Aufzeichnungen ehrlich und wahrheitsgemäß erstellen. Wir müssen Transaktionen in dem Berichtszeitraum erfassen, in dem sie erfolgt sind. Einnahmen oder Ausgaben dürfen nicht in andere Berichtszeiträume verschoben werden, um Finanzziele zu erreichen. Transaktionen dürfen auf keinen Fall „schwarz“ erfasst werden. Liegt ein solcher Fall vor, müssen Sie Ihren Vorgesetzten informieren. Wir alle sind für die Finanzen des Unternehmens verantwortlich. Unsere Aufzeichnungen müssen ehrlich sein; das gilt für Stundenzettel ebenso wie für Qualitätschecklisten, Ausgabenaufstellungen und Rechnungen. Diese Unterlagen müssen ungeachtet ihrer Dringlichkeit vollständig und korrekt ausgefüllt werden. Beschäftigte, die an finanziellen Transaktionen und der Buchführung beteiligt sind, müssen sicherstellen, dass die Bücher, Aufzeichnungen und Geschäftsberichte des Unternehmens folgende Anforderungen erfüllen:

• angemessene Ausführlichkeit
• vollständige und angemessene Darstellung der Transaktionen des Unternehmens, frei von Fehlern oder irreführenden Angaben
• pünktliche Einreichung gemäß den geltenden Gesetzen und Vorschriften
• Einhaltung geltender gesetzlicher Anforderungen, ordentlicher Buchführungspraktiken und unternehmensinterner Anforderungen.

Da geschäftliche Aufzeichnungen und Mitteilungen häufig veröffentlicht werden, sollten wir Übertreibungen, abfällige Bemerkungen, Vermutungen oder unangemessene Darstellungen von Menschen und Unternehmen vermeiden, die missverstanden werden können. Das gilt auch für E-Mails, soziale Medien, interne Memoranden und formale Berichte. Aufzeichnungen müssen grundsätzlich angemessen aufbewahrt oder vernichtet werden.

Vereinbarungen von Rotovia mit Beschäftigten, Lieferanten, Kunden und anderen Geschäftspartnern werden grundsätzlich schriftlich erstellt und ordentlich aufbewahrt. Mündliche Vereinbarungen lassen sich nur schwer verifizieren und können mitunter den Verdacht erwecken, dass illegale oder unethische Handlungen vorliegen.

3.6. Bekämpfung von Bestechung & Korruption

Bestechung und Korruption in jeglicher Form sind untersagt. Bestechung umfasst unter anderem Angebote, Versprechen oder Überreichung von Wertgegenständen direkt oder über Dritte zur unangemessenen Einflussnahme auf Entscheidungsträger, um Aufträge zu erlangen oder zu behalten oder sich Geschäftsvorteile zu verschaffen.

Der Zweck von Bewirtungen und Werbegeschenken in der Wirtschaft besteht darin, Wohlwollen und gesunde, funktionierende Geschäftsbeziehungen herzustellen, und nicht darin, sich unfaire Vorteile zu verschaffen. Beschäftigte und Vorstandsmitglieder dürfen auf keinen Fall (auch nicht indirekt) Werbegeschenke oder Bewirtungen anbieten, überreichen oder annehmen, es sei denn, folgende Voraussetzungen sind erfüllt:

• Es handelt sich nicht um Bargeld
• Sie erfolgen unregelmäßig und entsprechen den üblichen Geschäftsgepflogenheiten
• Der wirtschaftliche Wert ist geringfügig
• Sie können nicht als Bestechung, Schmiergeld oder Bezahlung für eine Begünstigung eingestuft werden
• Sie verstoßen nicht gegen Gesetze, Vorschriften oder geltende Richtlinien der Gegenseite.

Bitte besprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten alle Werbegeschenke oder angebotenen Werbegeschenke, die Sie eventuell für unangemessen halten. Kein Geschäft ist so lukrativ, dass wir dafür unsere Integrität aufs Spiel setzen würden.

Auch geringfügige Bestechungen, die oft als „Beschleunigungszahlungen“ bezeichnet werden, sind inakzeptabel. Beschleunigungs- oder Schmiergeldzahlungen sind geringfügige Bestechungen an staatliche Bedienstete, um reguläre staatliche Leistungen zu erlangen oder zu beschleunigen. Beispiele für Beschleunigungszahlungen sind:

• Bearbeitung von Lizenzen, Visa und Unterlagen im Allgemeinen
• Einholung von Bewilligungen
• Aktivieren von Versorgungseinrichtungen
• Zollabfertigung
• Zustellung von Post

3.7. Vertrauliche und geschützte Informationen

Informationen sind wertvoll. Alle Beschäftigten und Vorstandsmitglieder müssen Informationen über Rotovia mit angemessener Sorgfalt behandeln. Beschäftigte und Vorstandsmitglieder dürfen vertrauliche Informationen auf keinen Fall in der Öffentlichkeit diskutieren. Das umfasst unsere Kollegen von Rotovia, es sei denn, sie sind laut Gesetz dazu verpflichtet oder haben zuvor eine Genehmigung von einem zuständigen Vorgesetzten erhalten. Gehen Sie nie davon aus, dass eine Person, nur weil Sie mit ihr zusammenarbeiten, Zugang zu vertraulichen Informationen hat oder benötigt. Unter vertraulichen Informationen verstehen wir im Allgmeinen Informationen, die der Öffentlichkeit nicht bekannt sind oder nicht bekannt sein sollten. Darunter fallen in der Regel Geschäftspläne, Budgets und Prognosen, Marketing- und Vertriebsprogramme, Kunden- oder Personalakten usw. Die Vertraulichkeitsverpflichtungen gelten ohne zeitliche Einschränkung auch nach der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder der Dienstzeit als Vorstandsmitglied. .

3.8. Keine Beteiligung an Geldwäsche

Beschäftigte und Vorstandsmitglieder dürfen sich auf keinen Fall an Geldwäsche beteiligen, da dies eine illegale Praktik darstellt. Unter Geldwäsche verstehen wir Vereinbarungen in der Absicht, Geld, das durch kriminelle Aktivitäten wie Terrorismus, Drogenhandel und Menschenhandel erwirtschaftet wurde, den Anschein zu verleihen, dass es gesetzeskonform erwirtschaftet wurde. Solche Aktivitäten sind eventuell schwer zu erkennen, aber für uns ist es entscheidend, die folgenden Warnsignale frühzeitig zu erkennen:

• Der Kunde stellt nur unzureichende Informationen zur Verfügung (z.B. zu wirtschaftlichem Eigentum oder Details zur Art der Geschäftstätigkeit)
• Der Kunde fordert ohne Erläuterung große Ankäufe
• Der Kunde ist nicht bereit, korrekte Aufzeichnungen zu führen
• Zahlungsaufforderungen an/von verschiedenen Bankkonten, die nicht Teil der Transaktion sind

Wenn Sie den Verdacht haben, dass Geldwäsche vorliegt, wenden Sie sich unverzüglich an Ihren Geschäftsführer/Vorgesetzten.

3.9. Fairer Wettbewerb

Wir führen unsere Geschäfte fair und ehrlich und befolgen alle Wettbewerbsvorschriften. Das Unternehmen ist bestrebt, sich Wettbewerbsvorteile durch bessere Leistungen, aber nicht durch unethische oder illegale Geschäftspraktiken zu verschaffen. Der Diebstahl geschützter Informationen, der Besitz von Handelsgeheimnissen, die ohne Zustimmung des Eigentümers erlangt wurden, oder die Herbeiführung der Veröffentlichung durch ehemalige oder aktuelle Beschäftigte anderer Unternehmen ist untersagt. Alle Beschäftigten und Vorstandsmitglieder müssen die Rechte der Kunden, Lieferanten, Mitbewerber und Beschäftigten des Unternehmens beachten und angemessen damit umgehen. Beschäftigte und Vorstandsmitglieder dürfen sich keine unangemessenen Vorteile durch Manipulation, Verschleierung, Missbrauch vertraulicher Informationen, Falschdarstellung wesentlicher Tatsachen oder sonstige illegalen Geschäftspraktiken verschaffen.

Darüber hinaus gilt es, einen unangemessenen Sprachgebrauch im Zusammenhang mit den Produkten und Dienstleistungen unserer Mitbewerber zu vermeiden. Es ist akzeptabel, sich im Rahmen des Wettbewerbs Informationen zu verschaffen, solange dies auf eine ethische Art und Weise geschieht. Idealerweise sollten öffentliche Informationsquellen (z.B. Vollmachtserklärungen, Anlegeraufrufe und Unternehmenswebsites) verwendet werden. Dagegen ist es unehrlich, intransparent und verboten, nicht-öffentliche Informationen über einen Mitbewerber zu verwenden. Was sollten Sie tun, wenn ein Mitbewerber auf einer Messe beginnt, sensible Informationen anzusprechen?

1. Das Gespräch beenden
2. Deutlich sagen, dass Sie an diesem Gespräch nicht interessiert sind
3. Den Ort verlassen
4. Sich unverzüglich an Ihren Vorgesetzten, die Abteilung für Ethik & Compliance oder die Rechtsabteilung wenden

4. Umsetzung

4.1. Umsetzung

Die Verantwortung für die Umsetzung dieses Verhaltenskodex innerhalb einer Tochtergesellschaft von Rotovia liegt beim Geschäftsführer der Tochtergesellschaft.

4.2. Jährliche Bestätigung

Um die Einhaltung dieses Verhaltenskodex zu gewährleisten, verlangt das Unternehmen von allen Geschäftsführern, Werksleitern, Finanzmanagern, Vertriebsmanagern, Personalleitern, Einkaufsleitern und Vorstandsmitgliedern, dass sie die Einhaltung des Verhaltenskodex jährlich bestätigen.