En vigueur à partir du
16 février 2023
Version : 2023/2 Statut du document : approuvé Date d’émission : 16.02.2023 Approuvé par : Conseil d’administration Date de révision : 16.02.2025 Auteur principal/relecteur : María Hafþórsdóttir Office Specialist Groupe consultatif : Kristin Magnusdottir CFO Rotovia et Daði Valdimarsson CEO Rotovia
1. Cadre du code de conduite
1.1.
Purpose and scope Rotovia a établi ce code de conduite afin de définir des normes et des exigences éthiques claires pour nous et nos partenaires commerciaux dans le monde entier. Le code s’applique à l’organisation Rotovia, à ses employés, aux membres de son conseil d’administration et aux autres personnes qui agissent en son nom, membres du conseil d’administration et autres personnes agissant au nom de la société. Cependant, il ne répondra pas à toutes les situations que nous pouvons rencontrer ni à toutes les lois que nous devons respecter. Il doit servir de guide pour nous aider à prendre les bonnes décisions, et dans les situations où la ligne de conduite n’est pas claire, il fournit des ressources supplémentaires pour clarifier la situation. Dans de telles situations , les principes directeurs sont d’agir dans le meilleur intérêt de Rotovia et de consulter un supérieur sur la conduite à tenir.
2. Principes de conduite fondamentaux
2.1.
Comply with Laws, Regulations, and Internal policies L’entreprise et tous ses employés et membres du conseil d’administration doivent toujours se conformer et respecter les lois, les règlements et les politiques internes de l’entreprise applicables dans toutes les activités de Rotovia. En cas de conflit entre la loi et la politique de l’entreprise, la loi prévaut. Même si les employés et les membres du conseil d’administration ne sont pas censés connaitre les détails de chacune de ces lois, règles et règlements, il est important de les connaitre suffisamment pour déterminer quand il faut demander l’avis de ses supérieurs et d’autres conseils appropriés. 2.2.
Act in the Best Interest of Rotovia Tous les employés et membres du conseil d’administration doivent être loyaux et servir au mieux les intérêts de Rotovia. La loyauté signifie travailler pour le meilleur intérêt de Rotovia, dans le cadre des lois et des politiques, et donner aux intérêts de Rotovia la priorité sur d’autres intérêts. Nous devons toujours faire preuve de discernement pour améliorer la création de valeur de Rotovia, protéger les intérêts de la société et contribuer à son amélioration continue. 2.3.
Act with Integrity Tous les employés et membres du conseil d’administration doivent agir avec intégrité dans le cadre de leurs activités pour Rotovia. L’intégrité personnelle consiste à faire ce qui est juste , même lorsque personne ne regarde . Bien que l’obligation de faire ce qui est juste soit incontestable, il n’est pas toujours facile de déterminer la bonne ligne de conduite. Nous faisons de notre mieux pour éduquer et communiquer sur les questions éthiques, mais nous sommes également conscients des défis que représente le fait de travailler dans une organisation mondiale et complexe. Dans ces situations difficiles, il convient de garder à l’esprit les étapes suivantes lorsqu’ on aborde une nouvelle question ou un nouveau problème :
- Assurez-vous de disposer de tous les éléments. Pour trouver les bonnes solutions, nous devons être aussi bien informés que possible.
- Nous vous recommandons de vous poser les questions suivantes
- Est-ce légal ?
- Est-ce que cela est conforme aux politiques de Rotovia ?
- Est-ce conforme aux valeurs de Rotovia ?
- Ma décision préservera-t-elle la réputation de l’entreprise ?
- Serais-je fier si mes actions étaient partagées publiquement ?
- Faites preuve de jugement et de bon sens ; si quelque chose vous semble contraire à l’éthique ou inapproprié, c ‘est probablement le cas .
- Discutez du problème avec votre supérieur. Il incombe à votre supérieur d’aider à résoudre les problèmes. Si vous ne vous sentez pas à l’aise pour discuter du problème avec votre supérieur, vous pouvez vous adresser à votre directeur général.
- Vous pouvez (et nous vous encourageons à le faire) signaler les violations en toute confiance et sans crainte de représailles à votre supérieur ou à un autre représentant de la direction, y compris le CEO de Rotovia. Si votre situation exige que votre identité soit tenue secrète, votre anonymat sera protégé. La société n’autorise aucune forme de représailles à l’encontre d’employés ou de membres du conseil d’administration ayant signalé de bonne foi des violations présumées. Rotovia se réserve le droit de prendre des mesures disciplinaires à l’encontre de quiconque porte sciemment de fausses accusations ou fournit de fausses informations.
- Il faut toujours demander d’abord et, si possible, agir ensuite.
- Le non-respect du présent code par un employé ou un membre du conseil d’administration peut entraîner des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement .
Nous devons être honnêtes, éthiques, sincères, polis et fiables. Nous devons agir conformément aux valeurs fondamentales et aux comportements de Rotovia et promouvoir ces valeurs en agissant de manière responsable, équitable et polie envers nos collègues, nos associés et la société dans son ensemble. 2.4.
Respect and Care for Others and the Environment Nous nous engageons à créer un environnement de travail sûr. Rotovia encourage une culture d’entreprise caractérisée par le respect et l’attention portée aux autres personnes, à leurs biens, à la société et à l’environnement. Nous devons nous comporter de manière à inspirer la confiance, que ce soit dans le cadre de notre collaboration avec nos collègues ou de nos relations avec les fournisseurs, les clients, les autres partenaires commerciaux ou les autorités. Nous devons traiter les autres comme nous aimerions être traités nous-mêmes. Rotovia comprend que les processus de fabrication ont un impact sur l’environnement. Nous nous engageons non seulement à respecter toutes les lois et réglementations environnementales, mais aussi à nous tenir responsables de tout ce que nous pouvons faire pour protéger l’environnement. Qu’il s’agisse de réduire les émissions de gaz à effet de serre, d’augmenter l’utilisation de matériaux recyclés ou de minimiser notre production de déchets, nous ferons toujours notre part, et plus encore, pour protéger la planète. 2.5.
Respect the Proprieties of Organisational Hierarchy Tous les employés doivent respecter et suivre les lignes hiérarchiques de la direction au sein des hiérarchies organisationnelles de Rotovia, que ce soit au sein de l’entité locale ou avec les responsables des départements de l’entreprise.
3. Lignes directrices
3.1.
Conflict of Interest Nous devons prendre des décisions dans l’intérêt de Rotovia. Un conflit d’intérêts survient lorsque nos intérêts personnels remettent en cause notre capacité à prendre la meilleure décision au nom de l’entreprise. Parce que nous valorisons l’intégrité, l’honnêteté et la transparence, l’apparence même d’un conflit doit être doit être signalé de manière appropriée afin d’éviter toute perception de favoritisme. Voici quelques exemples de conflits d’intérêts :
| Relations personnelles | Faire partie d’un comité de sélection dont l’un des fournisseurs potentiels est un ami proche ou un parent. |
| Intérêts financiers | Avoir un intérêt financier plus que nominal dans un fournisseur, un client ou un concurrent de Rotovia. |
| Opportunités d’affaires | Obtenir un avantage personnel d’une affaire que vous avez découverte sur la base de votre travail à Rotovia, ou liée à votre travail à Rotovia. |
| Utilisation des actifs de Rotovia à des fins d’enrichissement personnel | Créer une entreprise en utilisant les biens de Rotovia, tels que le temps et le matériel . |
| Cadeaux, voyages et divertissements | Offrir et recevoir des cadeaux d’affaires susceptibles d’influencer une décision professionnelle ou de donner cette impression. |
En règle générale, les conflits peuvent être facilement résolus. Il est important d’être responsable et de divulguer immédiatement tout conflit réel, perçu ou potentiel à votre supérieur hiérarchique/directeur général, qui s’efforcera de résoudre le problème le plus rapidement possible. Vous ne devez pas accepter de missions ou de travail pour un concurrent, un client ou un fournisseur sans l’accord de votre supérieur. Vous devez également éviter toute relation commerciale directe ou indirecte avec les clients, les fournisseurs ou les concurrents de Rotovia, sauf si cela est nécessaire dans le cadre de votre travail pour Rotovia. 3.2.
Contribute to Environment, Health and Safety Rotovia s’efforce de fournir un environnement de travail sûr et sain, sans danger pour les personnes, l’environnement ou la société. Les employés doivent être proactifs et faire preuve de discernement pour préserver leur propre bien-être et suivre les directives conformément à la législation locale. Par ailleurs, pour des raisons de sécurité, il est interdit d’être sous l’influence de l’alcool ou de drogues de quelque nature que ce soit sur le lieu de travail ou dans le cadre d’autres activités de Rotovia. Si vous avez connaissance de problèmes importants liés à la santé et à la sécurité sur le lieu de travail, à la santé des consommateurs ou à l’impact de l’entreprise sur l’environnement, vous devez en informer immédiatement votre supérieur ou la direction. Nous ne pouvons accepter que l’excellence en matière de santé et de sécurité. L’excellence ne peut être atteinte qu’en incluant et en donnant à chaque membre de l’équipe la possibilité de s’exprimer dans le cadre de notre programme de sécurité. Rotovia s’engage à adopter des pratiques de réduction des déchets, de réutilisation, de recyclage et de récupération afin d’utiliser les ressources de la manière la plus prudente possible pour l’environnement. Vous devez connaître les politiques environnementales locales et soutenir l’entreprise dans leur application. 3.3.
Respect Human Rights and Equality Nous nous engageons à créer un environnement de travail sûr. Cela signifie que nous devons nous traiter mutuellement avec dignité et respect. Pour atteindre cet objectif, tous les employés doivent traiter leurs collègues, leurs clients, leurs partenaires commerciaux et les autres avec respect. L’entreprise ne tolère aucun comportement pouvant être considéré comme menaçant ou humainement dégradant. La discrimination ou le harcèlement de quelque nature que ce soit sont absolument interdits. Vous devez être sensible aux différences culturelles et les respecter. Rotovia s’appuie sur les principes des Nations unies relatifs aux entreprises et aux droits de l’homme. L’entreprise ne recourt pas et ne recourra pas au travail des enfants et n’engagera pas de sous-traitants ou de fournisseurs qui le font. Nous n’autorisons pas les comportements physiquement coercitifs, menaçants, abusifs ou relevant de l’exploitation. Si vous avez des raisons de penser qu’il y a une violation des droits de l’homme dans l’un de nos établissements ou dans notre chaîne d’approvisionnement, contactez immédiatement les ressources humaines ou votre supérieur hiérarchique. 3.4.
Protect Rotovia’s Reputation, Property and Assets La réputation de Rotovia est importante pour la réussite de l’entreprise. Vous devez éviter toute activité ou comportement susceptible de nuire à la réputation de Rotovia. Les employés et les membres du conseil d’administration ont la responsabilité d’agir de manière responsable et prudente afin de protéger les biens et les actifs de Rotovia contre le gaspillage, les dommages, la perte, le vol et l’utilisation non autorisée. La propriété intellectuelle telle que les brevets, le savoir-faire et les informations doit également être protégée . 3.5.
Accurate Books, Records and Reports L’intégrité financière ne doit jamais être compromise. Cela commence par une représentation précise, honnête et sincère de nos livres et registres. Nous devons enregistrer les transactions qui se sont produites au cours de leur période financière respective. Aucune recette ou dépense ne doit être avancée ou repoussée dans le but d’atteindre des objectifs financiers. Aucune transaction ne doit être enregistrée comme « hors comptabilité » et si une telle situation se présente, vous devez en informer votre responsable. Nous sommes tous des gestionnaires financiers de l’entreprise. Nous devons être honnêtes dans toutes nos activités d’enregistrement, y compris nos feuilles de temps, nos listes de contrôle de la qualité, nos notes de frais et nos factures. Nous devons remplir ces documents de manière complète et précise, quelle que soit l’urgence de l’affaire suivante. Les employés chargés des transactions financières et de la comptabilité doivent s’assurer que les livres, les registres, les comptes et les états financiers de l’entreprise sont :
- tenus à jour de manière raisonnablement détaillée,
- refléter de manière complète et appropriée les transactions de l ‘entreprise et ne jamais être fausses ou trompeuses,
- déposés dans les meilleurs délais conformément aux lois et règlements applicables , et
- conformes aux exigences légales applicables, aux bonnes pratiques comptables et aux exigences internes de l’entreprise .
Les documents et les communications d’entreprise deviennent souvent publics, et nous devons éviter les exagérations, les remarques désobligeantes, les suppositions ou les caractérisations inappropriées des personnes et des entreprises qui pourraient être mal comprises. Cela s’applique également aux e-mails, aux médias sociaux, aux mémos internes et aux rapports formels. Les documents doivent toujours être conservés ou détruits de manière appropriée. Les accords de Rotovia avec ses employés, fournisseurs, clients et autres partenaires commerciaux doivent, en règle générale, être conclus par écrit et être correctement archivés. Les accords oraux peuvent être difficiles à vérifier et peuvent parfois donner lieu à des soupçons d’illégalité ou de manquement à l’éthique. 3.6.
Preventing Bribery & Corruption Toutes les formes de pots-de-vin et de corruption sont absolument interdites. La corruption comprend l’offre, la promesse ou le don de toute chose de valeur , directement ou par l’intermédiaire d’un tiers, afin d’influencer indûment le décideur dans le but d’obtenir ou de conserver un marché ou un avantage commercial. L’objectif des divertissements et des cadeaux d’affaires dans un cadre commercial est de créer de la bonne volonté et des relations de travail saines, et non d’ obtenir des avantages déloyaux. Aucun cadeau ou divertissement ne doit être offert, donné, fourni ou accepté par un employé ou un membre du conseil d’administration (ou en son nom), à moins qu’il :
- ne soit pas un don en espèces
- ne soit pas fréquent et corresponde manifestement aux pratiques commerciales habituelles,
- ait une valeur économique minime,
- ne puissent pas être interprété comme un pot-de-vin ou un paiement, ni être donné en échange d’une faveur, et
- n’enfreigne aucune loi, aucun règlement ni aucune politique applicable de l’organisation de l’autre partie.
Veuillez discuter avec votre supérieur de tout cadeau ou de toute proposition de cadeau dont vous n’êtes pas certain qu’il soit approprié. Aucune transaction commerciale n’est lucrative au point de justifier de compromettre notre intégrité. Même le plus petit des pots-de-vin, souvent appelé « paiements de facilitation », n’est pas acceptable. Les paiements de facilitation, ou pots-de-vin, sont de petits pots-de-vin versés à un fonctionnaire du gouvernement pour obtenir ou accélérer un service gouvernemental de routine. Voici des exemples de paiements de facilitation :
- Traitement des licences, des visas et des formalités administratives en général
- Obtenir des permis
- Activation des services publics
- Recevoir le dédouanement
- Distribution du courrier
3.7.
Confidential and Proprietary Information L’information est un bien précieux. Tous les employés et membres du conseil d’administration doivent traiter les informations concernant Rotovia avec le plus grand soin. Les employés et les membres du conseil d’administration ne doivent jamais divulguer d’informations confidentielles dans un cadre public, ce qui inclut nos collègues de Rotovia, sauf si la loi l’exige ou sans l’autorisation préalable d’un supérieur autorisé. Ne présumez pas que parce qu’une personne travaille avec vous, elle a accès ou doit avoir accès à des informations confidentielles. Par informations confidentielles, nous entendons généralement les informations qui ne sont pas ou ne devraient pas être connues du public. Les exemples typiques sont les business plans, les budgets et les prévisions, les programmes de marketing et de vente, les dossiers des clients ou du personnel, etc. Les obligations de confidentialité se poursuivent sans limite de temps après la fin de l’emploi ou du mandat de membre du conseil d’administration.
3.8.
Never engage in money laundering Les employés et les membres du conseil d’administration ne doivent en aucun cas être impliqués dans le blanchiment d’argent, car il s’agit d’une activité illégale. Par blanchiment d’argent, nous entendons des arrangements conclus dans le but de faire croire que l’argent acquis par le biais d’activités criminelles, telles que le terrorisme, le trafic de drogue et la traite d’êtres humains, a été gagné légalement. Cette activité peut être difficile à détecter, mais il est essentiel que nous ayons une conscience accrue des signaux d’alarme suivants :
- Le client fournit des informations insuffisantes (par exemple, la propriété effective ou des détails sur la nature de l’entreprise).
- Demandes de clients pour des achats importants et inexpliqués
- Le client n’ est pas disposé à se conformer à l’obligation de tenir des registres précis.
- Demandes de paiement vers/depuis plusieurs comptes bancaires qui ne sont pas parties à la transaction
Si vous soupçonnez une activité de blanchiment d’ argent, contactez immédiatement votre directeur/supérieur. 3.9.
Fair Competition Nous menons nos activités de manière équitable et honnête et respectons toutes les lois sur la concurrence. L’entreprise recherche des avantages concurrentiels par des performances supérieure et jamais par des pratiques commerciales contraires à l’éthique ou illégales. Il est interdit de voler des informations exclusives, de posséder des secrets commerciaux obtenus sans le consentement du propriétaire, ou inciter des employés anciens ou actuels d’autres entreprises à divulguer de telles informations est interdit. Chaque employé et membre du conseil d’administration doit s’efforcer de respecter les droits des clients, des fournisseurs, des concurrents et des employés de l’entreprise et de traiter équitablement avec eux. Aucun employé ou membre du conseil d’administration ne doit tirer un avantage déloyal de qui que ce soit par la manipulation, la dissimulation, l’abus d’informations privilégiées, la déformation de faits importants ou toute autre pratique commerciale illégale. Nous devrions également éviter les propos acerbes à l’encontre des produits et services de nos concurrents. Il est acceptable de recueillir des informations sur la concurrence, mais uniquement dans le respect de l’éthique. Il est toujours préférable d’utiliser des sources d’information publiques (par ex, les circulaires d’information, les appels aux investisseurs et les sites web des entreprises). Chercher à obtenir des informations non publiques auprès d’un concurrent est malhonnête, manque de transparence et interdit. Que se passe-t-il si un concurrent présent à un salon professionnel commence à discuter d’ informations sensibles ?
- Arrêtez la conversation
- Indiquez clairement que vous ne souhaitez pas participer à la discussion.
- Quittez les lieux
- Contactez immédiatement votre responsable, le service d’éthique et de conformité ou le service juridique.
4. Mise en œuvre
4.1.
Implementation La responsabilité de la mise en œuvre de ce Code de conduite au sein de chaque filiale de Rotovia incombe au directeur général de la filiale. 4.2.
Annual acknowledgement Afin de garantir le respect du présent code de conduite, l’entreprise exige que tous les directeurs généraux, directeurs d’usine, directeurs financiers, directeurs des ventes, directeurs RH, directeurs des achats et membres du conseil d’administration revoient le code de conduite une fois par an.
