Polityka prywatności

Polityka prywatności

Obowiązuje od dnia 1 stycznia 2023 r.
Wprowadzenie
Firma Rotovia hf. szanuje prywatność użytkowników i zobowiązuje się do ochrony ich danych osobowych. Niniejsza „Polityka prywatności” (dalej „Polityka”) stanowi źródło informacji o tym, w jaki sposób dbamy o dane osobowe użytkowników odwiedzających naszą stronę internetową (niezależnie od miejsca, z którego ją odwiedzają) oraz o ich prawach do ochrony prywatności i o tym, w jaki sposób chroni ich rozporządzenie (UE) 2016/679 („Ogólne rozporządzenie o ochronie danych”, RODO). Na końcu niniejszego dokumentu znajduje się słownik pojęć, który wyjaśnia używane przez nas terminy.

1. WAŻNE INFORMACJE

Cel niniejszej Polityki
Niniejsza Polityka ma na celu poinformowanie Użytkownika o tym, w jaki sposób firma Rotovia hf. gromadzi i przetwarza jego dane osobowe w związku z korzystaniem przez Użytkownika z niniejszej strony internetowej, w tym wszelkie dane, które Użytkownik może podać za pośrednictwem tej strony internetowej. Niniejsza strona internetowa nie jest przeznaczona dla dzieci i nie gromadzimy świadomie danych dotyczących dzieci. Ważne jest, by Użytkownik zapoznał się z niniejszą Polityką wraz z wszelkimi innymi informacjami dotyczącymi ochrony prywatności, zasadami ochrony i uczciwego przetwarzania danych, które możemy udostępniać w określonych przypadkach, gdy gromadzimy lub przetwarzamy dane osobowe Użytkownika, tak by Użytkownik był w pełni świadomy tego, w jaki sposób i dlaczego wykorzystujemy jego dane. Niniejsza Polityka stanowi uzupełnienie innych informacji i nie ma na celu ich zastąpienia. Administrator danych Rotovia hf. składa się z różnych podmiotów prawnych. Niniejsza Polityka została wydana w imieniu firmy Rotovia hf., zatem gdy używamy terminów „Rotovia hf.”, „my”, „nas” lub „nasz” w niniejszej Polityce, odnosimy się do odpowiedniej spółki Rotovia hf. odpowiedzialnej za przetwarzanie danych Użytkownika. Administratorem danych jest odpowiednia spółka w ramach działalności Rotovia hf. z usług której korzystamy.Za nadzorowanie kwestii związanych z niniejszą Polityką odpowiada nasz specjalista ds. zgodności z przepisami (Compliance Officer). W razie jakichkolwiek pytań prosimy o skontaktowanie się z naszym specjalistą ds. zgodności z przepisami pod adresem:
Rotovia hf.
Gunnarsbraut 12
620 Dalvik
Islandia legal@rotovia.com  

Zmiany w Polityce prywatności i obowiązek informowania nas o zmianach Niniejsza Polityka podlega regularnym przeglądom. Ta wersja została ostatnio zaktualizowana w dniu 1 stycznia 2023 roku. Ważne jest, aby przechowywane przez nas dane Użytkownika były dokładne i aktualne. Prosimy o informowanie nas, jeśli dane Użytkownika ulegną zmianie w trakcie relacji z nami.
Odnośniki do stron trzecich
Niniejsza strona internetowa może zawierać łącza do stron internetowych, wtyczek i aplikacji stron trzecich. Kliknięcie tych odnośników lub włączenie tych połączeń może umożliwić stronom trzecim gromadzenie lub udostępnianie danych Użytkownika. Nie kontrolujemy wspomnianych stron internetowych stron trzecich i nie ponosimy odpowiedzialności za ich oświadczenia o ochronie prywatności. Po opuszczeniu naszej strony internetowej zachęcamy do zapoznania się z polityką prywatności każdej odwiedzanej strony internetowej.

2. Gromadzone przez nas dane Użytkownika

Dane osobowe lub informacje osobowe oznaczają wszelkie informacje o osobie fizycznej, na podstawie których można ją zidentyfikować. Nie obejmuje to danych, z których usunięto elementy umożliwiające identyfikację (dane anonimowe). Możemy gromadzić, wykorzystywać, przechowywać i przekazywać różne rodzaje danych osobowych Użytkownika, które pogrupowaliśmy poniżej:

• Dane dotyczące tożsamości obejmujące imię i nazwisko;
• Dane do kontaktu obejmujące adres e-mail i numery telefonów;
• Dane Użytkownika obejmujące informacje o sposobie korzystania z naszej strony internetowej i usług;
• Dane marketingowe i komunikacyjne obejmujące preferencje Użytkownika dotyczące otrzymywania informacji marketingowych od nas i naszych stron trzecich oraz preferencje dotyczące komunikacji.

Gromadzimy, wykorzystujemy i udostępniamy również dane zagregowane, takie jak dane statystyczne lub demograficzne, w dowolnym celu. Dane zagregowane mogą pochodzić z danych osobowych Użytkownika, ale w świetle prawa nie są uznawane za dane osobowe, ponieważ dane te nie ujawniają bezpośrednio ani pośrednio tożsamości Użytkownika. Przykładowo możemy agregować dane Użytkownika w celu obliczenia odsetka użytkowników uzyskujących dostęp do określonej funkcji strony internetowej. Jeśli jednak połączymy lub powiążemy Zagregowane dane z danymi osobowymi Użytkownika, tak że mogą one bezpośrednio lub pośrednio umożliwić identyfikację Użytkownika, traktujemy te dane jako dane osobowe, które będą wykorzystywane zgodnie z niniejszą Polityką. Nie gromadzimy żadnych szczególnych kategorii danych osobowych Użytkownika (w tym danych dotyczących rasy lub pochodzenia etnicznego, przekonań religijnych lub filozoficznych, życia seksualnego, orientacji seksualnej, poglądów politycznych, przynależności do związków zawodowych, informacji o stanie zdrowia oraz danych genetycznych i biometrycznych). Nie gromadzimy również żadnych informacji o wyrokach skazujących i przestępstwach.
Nieprzekazanie danych osobowych przez Użytkownika
W przypadku gdy jesteśmy zobowiązani do gromadzenia danych osobowych na mocy przepisów prawa lub zgodnie z warunkami umowy, którą zawarliśmy z Użytkownikiem, a Użytkownik nie przekaże tych danych na żądanie, możemy nie być w stanie wywiązać się z umowy, którą zawarliśmy lub próbujemy zawrzeć z Użytkownikiem. W takim przypadku konieczne może być anulowanie produktu lub usługi Użytkownika, o czym Użytkownik zostanie powiadomiony w odpowiednim czasie.

3. W jaki sposób gromadzone są dane osobowe Użytkownika?

Korzystamy z różnych metod gromadzenia danych Użytkownika i danych o Użytkowniku, w tym w następujący sposób:
Bezpośrednie interakcje
Użytkownik może przekazać nam swoje dane dotyczące tożsamości dane do kontaktu i dane finansowe, poprzez wypełnienie formularzy lub poprzez komunikację z nami za pośrednictwem poczty, telefonu, poczty elektronicznej lub w inny sposób. Obejmuje to dane osobowe, które Użytkownik podaje w następujących sytuacjach:

• prośba o kontakt;
• prośby o wycenę;
• subskrypcja naszych usług lub publikacji;
• udział w ankietach dotyczących obsługi klienta;
• prośba o przesłanie informacji marketingowych; lub
• przekazanie nam swojej opinii.

Zautomatyzowane technologie lub interakcje
Podczas interakcji z naszą stroną internetową możemy automatycznie gromadzić dane Użytkownika dotyczące jego sprzętu, działań i schematów przeglądania. Gromadzimy te dane Użytkownika za pomocą plików cookie, dzienników serwera i innych podobnych technologii. Korzystamy z usługi Google Analytics dostarczanej przez Google, Inc. („Google”), która wykorzystuje pliki cookie (pliki tekstowe umieszczane na komputerze Użytkownika), aby ułatwić operatorom strony internetowej analizowanie sposobu, w jaki użytkownicy korzystają z tej strony internetowej. Informacje generowane przez pliki cookie na temat korzystania ze strony internetowej przez Użytkownika (w tym jego adres IP) będą przekazywane i przechowywane przez Google na serwerach w Stanach Zjednoczonych. Google będzie wykorzystywać te informacje w celu oceny korzystania z danej strony internetowej przez Użytkownika, tworzenia raportów dotyczących aktywności na stronie internetowej dla operatorów stron internetowych oraz świadczenia innych usług związanych z aktywnością na stronie internetowej i korzystaniem z Internetu. Google może również przekazywać te informacje stronom trzecim, jeśli jest to wymagane przez prawo lub jeśli wspomniane strony trzecie przetwarzają informacje w imieniu Google. Google nie będzie łączyć adresu IP Użytkownika z żadnymi innymi danymi przechowywanymi przez Google. Poprzez korzystanie z tej strony internetowej użytkownik wyraża zgodę na przetwarzanie jego danych przez Google w sposób i w celach określonych powyżej.

4. Jak wykorzystujemy dane Użytkownika?

Będziemy wykorzystywać dane Użytkownika tylko wówczas, gdy zezwalają nam na to przepisy. Najczęściej będziemy wykorzystywać dane Użytkownika w następujących sytuacjach:

• Podczas kontaktu za pośrednictwem poczty e-mail, telefonu lub w formie spotkania.
• Gdy jest to konieczne do realizacji umowy, którą zamierzamy zawrzeć lub zawarliśmy z Użytkownikiem.
• Gdy jest to konieczne ze względu na nasze uzasadnione interesy (lub interesy strony trzeciej), a interesy i podstawowe prawa Użytkownika nie mają charakteru nadrzędnego w odniesieniu do tych interesów.

Gdy konieczne jest wypełnienie przez nas obowiązku wynikającego z przepisów ustawowych lub wykonawczych. Więcej informacji na temat rodzajów podstaw prawnych, na których będziemy się opierać przy przetwarzaniu danych Użytkownika, można znaleźć w Słowniku pojęć. Zasadniczo nie opieramy się na zgodzie jako podstawie prawnej przetwarzania danych Użytkownika. Jeśli użytkownik wyraził zgodę, ma prawo wycofać ją w dowolnym momencie, kontaktując się z nami.
Cele, w jakich będziemy wykorzystywać dane Użytkownika
Poniżej przedstawiamy w formie tabeli opis wszystkich sposobów, w jakie będziemy wykorzystywać dane Użytkownika, oraz podstawy prawne, na których się opieramy. W stosownych przypadkach wskazaliśmy również nasze uzasadnione interesy. Należy pamiętać, że możemy przetwarzać dane Użytkownika w oparciu o więcej niż jedną podstawę prawną, w zależności od konkretnego celu, w jakim wykorzystujemy dane Użytkownika. Jeśli Użytkownik potrzebuje szczegółowych informacji na temat konkretnej podstawy prawnej, na której opieramy się, przetwarzając jego dane, powinien skontaktować się z nami, jeśli w poniższej tabeli wskazano więcej niż jedną podstawę.
Pliki cookie
Użytkownik może ustawić swoją przeglądarkę w taki sposób, by odrzucała wszystkie lub niektóre pliki cookie przeglądarki lub ostrzegała go, gdy strony internetowe ustawiają pliki cookie lub uzyskują do nich dostęp. W przypadku wyłączenia lub odrzucenia plików cookie należy pamiętać, że niektóre części tej strony internetowej mogą stać się niedostępne lub nie działać prawidłowo. Aby uzyskać więcej informacji na temat używanych przez nas plików cookie, należy zapoznać się z naszą Polityką w zakresie plików cookie w Załączniku 1 do niniejszej Polityki.
Zmiana celu
Dane Użytkownika będziemy wykorzystywać wyłącznie do celów, dla których je zgromadziliśmy, chyba że zasadnie uznamy, że musimy je wykorzystać z innego powodu, a powód ten jest zgodny z pierwotnym celem. Jeśli Użytkownik pragnie uzyskać wyjaśnienie, w jaki sposób przetwarzanie w nowym celu jest zgodne z celem pierwotnym, powinien skontaktować się z naszym specjalistą ds. zgodności z przepisami. Jeśli konieczne będzie wykorzystanie danych Użytkownika w niepowiązanym celu, powiadomimy o tym Użytkownika i wyjaśnimy podstawę prawną, która nam to umożliwia. Należy pamiętać, że możemy przetwarzać dane Użytkownika bez jego wiedzy lub zgody, zgodnie z powyższymi zasadami, jeśli jest to wymagane lub dozwolone przez prawo.

5. Ujawnianie danych Użytkownika

Możemy być zobowiązani do udostępnienia danych Użytkownika podmiotom wymienionym poniżej w celach określonych w tabeli w ust. 4 powyżej.

• Wewnętrzne strony trzecie
• Zewnętrzne strony trzecie
• Strony trzecie, na rzecz których możemy zdecydować się na sprzedaż, przeniesienie lub połączenie części naszej działalności lub naszych składników majątkowych. Ewentualnie możemy dążyć do przejęcia innych firm lub połączenia się z nimi. Jeśli dojdzie do zmiany w naszej działalności, nowi właściciele mogą wykorzystywać dane Użytkownika w taki sam sposób, jak określono w niniejszej Polityce prywatności.

Od wszystkich stron trzecich wymagamy poszanowania bezpieczeństwa danych Użytkownika i traktowania ich zgodnie z prawem. Naszym zewnętrznym usługodawcom nie zezwalamy na wykorzystywanie danych Użytkownika do własnych celów i umożliwiamy im przetwarzanie danych Użytkownika wyłącznie w określonych celach i zgodnie z naszymi wytycznymi.

6. Przekazywanie danych za granicę

Nie przekazujemy danych Użytkownika poza Europejski Obszar Gospodarczy(EOG))

7. Bezpieczeństwo danych Użytkownika

Wdrożyliśmy odpowiednie środki bezpieczeństwa, aby zapobiec przypadkowej utracie, wykorzystaniu lub uzyskaniu dostępu do danych Użytkownika w nieuprawniony sposób, ich zmianie lub ujawnieniu. Ograniczamy ponadto dostęp do danych Użytkownika tylko do tych pracowników, agentów, wykonawców i innych podmiotów zewnętrznych, którzy mają służbowy obowiązek poznania tych danych. Osoby te i podmioty przetwarzają dane Użytkownika wyłącznie na nasze polecenie i podlegają obowiązkowi zachowania poufności. Wdrożyliśmy procedury postępowania w przypadku podejrzenia naruszenia danych Użytkownika i powiadomimy użytkownika oraz wszelkie właściwe organy regulacyjne o takim naruszeniu, jeśli będziemy do tego prawnie zobowiązani.

8. Przechowywanie danych Użytkownika

Jak długo będą wykorzystywane dane Użytkownika? Dane Użytkownika będziemy przechowywać wyłącznie tak długo, jak będzie to konieczne do realizacji celów, dla których je zgromadziliśmy, w tym w celu wypełnienia wszelkich wymogów prawnych, regulacyjnych, podatkowych, księgowych lub sprawozdawczych. Aby określić odpowiedni okres przechowywania danych osobowych, bierzemy pod uwagę ilość, charakter i wrażliwość danych osobowych, potencjalne ryzyko szkód wynikających z nieuprawnionego wykorzystania lub ujawnienia danych osobowych, cele, dla których przetwarzamy dane osobowe oraz to, czy możemy osiągnąć te cele za pomocą innych środków, a także obowiązujące wymogi prawne dotyczące danych osobowych. Bierzemy również pod uwagę ilość, charakter i wrażliwość danych osobowych, potencjalne ryzyko szkód wynikających z nieuprawnionego wykorzystania lub ujawnienia danych osobowych, cele, dla których przetwarzamy dane osobowe oraz to, czy możemy osiągnąć te cele za pomocą innych środków, a także obowiązujące wymogi prawne, regulacyjne, podatkowe, księgowe lub inne.

9. Prawa przysługujące Użytkownikowi

Jeśli Użytkownik pragnie skorzystać z któregokolwiek z przysługujących mu praw określonych w Słowniku pojęć do niniejszej Polityki, powinien skontaktować się z nami, korzystając z danych podanych w ust. 1.
Zazwyczaj nie są wymagane żadne opłaty
Użytkownik nie będzie zobowiązany do uiszczenia opłaty w celu uzyskania dostępu do swoich danych osobowych (lub skorzystania z innych praw). Możemy jednak naliczyć uzasadnioną opłatę, jeśli żądanie Użytkownika jest wyraźnie nieuzasadnione, powtarzalne lub nadmierne. Ewentualnie w takich okolicznościach możemy odmówić spełnienia żądania Użytkownika. Możemy być zobowiązani do zażądania od Użytkownika określonych informacji, które pomogą nam potwierdzić jego tożsamość i zapewnić mu prawo dostępu do danych osobowych (lub skorzystania z innych przysługujących mu praw). Jest to środek bezpieczeństwa mający na celu zapewnienie, że dane osobowe nie zostaną ujawnione żadnej osobie, która nie ma prawa ich uzyskać. Możemy również skontaktować się z Użytkownikiem, aby poprosić go o dalsze informacje w związku z jego żądaniem w celu przyspieszenia naszej odpowiedzi.
Termin udzielenia odpowiedzi
Staramy się odpowiadać na wszystkie uzasadnione wnioski w ciągu jednego miesiąca. Czasami może to potrwać dłużej niż miesiąc, jeśli wniosek jest szczególnie złożony lub jeśli Użytkownik złożył kilka wniosków. W takim przypadku powiadomimy o tym Użytkownika i będziemy informować go na bieżąco.
Narzędzia udostępniania
Ta strona internetowa może korzystać z narzędzi do udostępniania. Narzędzia udostępniania umożliwiają udostępnianie treści za pośrednictwem sieci społecznościowych, takich jak Facebook lub Twitter. Gdy Użytkownik korzysta z jednego z tych przycisków, dany serwis społecznościowy może umieścić plik cookie na jego komputerze. Będzie to plik cookie strony trzeciej ustawiony przez portal społecznościowy. W przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących korzystania z tych plików cookie stron trzecich, należy zapoznać się z polityką w zakresie plików cookie odpowiedniej witryny sieci społecznościowej.

10. Słownik pojęć

Podstawa prawna
Uzasadniony interes oznacza interes naszej firmy w prowadzeniu naszej działalności i zarządzaniu nią w celu umożliwienia nam zapewnienia Użytkownikowi jak najlepszych usług/produktów oraz jak najlepszego i najbezpieczniejszego korzystania z nich. Upewniamy się, że rozważamy i równoważymy wszelkie potencjalne skutki dla Użytkownika (zarówno pozytywne, jak i negatywne) oraz jego prawa, zanim zaczniemy przetwarzać jego dane osobowe w naszym uzasadnionym interesie. Nie wykorzystujemy danych osobowych Użytkownika do działań, w których nasze interesy są nadrzędne w porównaniu z wpływem na Użytkownika (chyba że mamy na to zgodę Użytkownika lub jest to wymagane lub dozwolone przez prawo). Więcej informacji na temat tego, w jaki sposób oceniamy nasze uzasadnione interesy pod kątem potencjalnego wpływu na Użytkownika w odniesieniu do konkretnych działań, można uzyskać po skontaktowaniu się z nami.
Wykonanie umowy oznacza przetwarzanie danych osobowych Użytkownika, gdy jest to niezbędne do realizacji umowy, której Użytkownik jest stroną, lub do podjęcia kroków na żądanie Użytkownika przed zawarciem takiej umowy.
Spełnienie obowiązku wynikającego z przepisów ustawowych lub wykonawczych oznacza przetwarzanie danych osobowych Użytkownika, gdy jest to konieczne do spełnienia obowiązku wynikającego z przepisów ustawowych lub wykonawczych, którym podlega nasza firma.
Strony trzecie
Inne spółki należące do Rotovia hf. (działające w charakterze współadministratorów danych lub podmiotów przetwarzających dane), które mogą mieć siedzibę w innych krajach i świadczyć usługi informatyczne i w zakresie administrowania systemami oraz zajmować się sprawozdawczością w zakresie przywództwa.

11. Prawa przysługujące Użytkownikowi

Użytkownik ma prawo do:
Żądania dostępu do swoich danych (powszechnie znanego jako „żądanie dostępu osoby, której dane dotyczą”). Umożliwia to otrzymanie kopii przechowywanych przez nas danych osobowych Użytkownika i sprawdzenie, czy przetwarzamy je zgodnie z prawem.
Żądania poprawienia przechowywanych przez nas danych osobowych Użytkownika. Umożliwia to skorygowanie wszelkich niekompletnych lub niedokładnych danych Użytkownika, które przechowujemy, choć może być konieczne zweryfikowanie dokładności nowych danych, które Użytkownik nam przekazuje.
Żądania usunięcia danych osobowych Użytkownika. Umożliwia to Użytkownikowi zwrócenie się do nas z wnioskiem o usunięcie danych osobowych, jeśli nie ma uzasadnionego powodu do ich dalszego przetwarzania. Użytkownik ma również prawo zażądać od nas usunięcia swoich danych osobowych, jeśli skutecznie skorzystał z prawa do sprzeciwu wobec przetwarzania (patrz poniżej), jeśli potencjalnie przetwarzaliśmy jego dane niezgodnie z prawem lub jeśli jesteśmy zobowiązani do usunięcia danych Użytkownika w celu zachowania zgodności z lokalnym prawem. Należy jednak pamiętać, że nie zawsze możemy być w stanie spełnić żądanie usunięcia danych z określonych przyczyn prawnych, o których Użytkownik zostanie poinformowany w stosownych przypadkach w momencie składania takiego wniosku.
Sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych Użytkownika, w przypadku gdy opieramy się na uzasadnionym interesie (lub interesie strony trzeciej), a sytuacja Użytkownika sprawia, że chce on sprzeciwić się przetwarzaniu swoich danych na tej podstawie, ponieważ uważa, że ma to wpływ na jego podstawowe prawa i wolności. Użytkownik ma również prawo sprzeciwić się przetwarzaniu jego danych osobowych do celów marketingu bezpośredniego. W niektórych przypadkach możemy wykazać, że mamy uzasadnione podstawy do przetwarzania danych Użytkownika, które są nadrzędne wobec jego praw i wolności.
Żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych Użytkownika. Umożliwia to Użytkownikowi zwrócenie się do nas o zawieszenie przetwarzania jego danych osobowych w następujących sytuacjach: (a) jeśli Użytkownik żąda, abyśmy ustalili dokładność danych; (b) jeśli wykorzystanie przez nas danych jest niezgodne z prawem, ale Użytkownik nie żąda, abyśmy je usunęli; (c) jeśli Użytkownik żąda, abyśmy przechowywali dane, nawet jeśli nie są one już nam potrzebne, ponieważ są one niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych; lub (d) Użytkownik sprzeciwił się wykorzystywaniu przez nas jego danych, ale musimy sprawdzić, czy mamy nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy do ich wykorzystywania.
Żądania przekazania danych osobowych Użytkownika Użytkownikowi lub stronie trzeciej. Przekażemy Użytkownikowi lub wybranej przez niego stronie trzeciej jego dane osobowe w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego. Należy pamiętać, że prawo to ma zastosowanie wyłącznie do zautomatyzowanych informacji, na których wykorzystanie Użytkownik początkowo wyraził zgodę, lub w przypadku, gdy wykorzystaliśmy te informacje w celu realizacji umowy z zawartej z Użytkownikiem.
Wycofania zgody w dowolnym momencie, w przypadku gdy opieramy się na zgodzie na przetwarzanie danych osobowych Użytkownika. Nie wpłynie to jednak na zgodność z prawem przetwarzania przeprowadzonego przed wycofaniem zgody. Jeśli Użytkownik wycofa swoją zgodę, możemy nie być w stanie dostarczyć mu określonych produktów lub usług. W takim przypadku poinformujemy o tym Użytkownika w momencie wycofania przez niego zgody.